LEY
DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE MÉXICO
Publicada en la Gaceta Oficial de la
Ciudad de México
el 18 de noviembre de 2020
LIBRO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
HOMOGÉNEA DE LOS ARCHIVOS
TÍTULO PRIMERO
DISPOSICIONES GENERALES
CAPÍTULO ÚNICO
Artículo
1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en todo el
territorio de la Ciudad de México, y tiene por objeto general establecer los
principios y bases para la organización, conservación, preservación , acceso y
administración homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad,
entidad, Órgano y Organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial,
Alcaldías, Órganos Autónomos, Partidos Políticos, Sindicatos, Fideicomisos y
Fondos públicos, así como de cualquier persona física o moral que reciba y
ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Ciudad de México.
Artículo
2. Son objetivos de esta Ley:
I. Determinar las bases de organización y
funcionamiento del Sistema de Archivos de la Ciudad de México y fomentar el
resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia
histórica, social, cultural, científica y técnica de la Ciudad de México;
II. Promover el uso de métodos y técnicas
archivísticas encaminados al desarrollo de los Sistemas Institucionales de
Archivos que garanticen la organización, conservación, disponibilidad,
integridad y accesibilidad, de los documentos de archivo que poseen los sujetos
obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración
pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional;
III. Regular la organización y funcionamiento
del Sistema Institucional de Archivos de los sujetos obligados, a fin de que
éstos se actualicen y permitan la publicación, en medios electrónicos, de la
información relativa a sus indicadores de gestión y al ejercicio de los
recursos públicos, así como de aquella que por su contenido sea de interés
público;
IV. Promover el uso y difusión de los
archivos producidos por los sujetos obligados, para favorecer la toma de
decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional de la
Ciudad;
V. Promover el uso y aprovechamiento de
tecnologías de la información para mejorar la administración de los archivos
por los sujetos obligados;
VI. Sentar las bases para el desarrollo y la
implementación de un Sistema Integral de Gestión de documentos electrónicos
encaminado al establecimiento de gobiernos digitales y abiertos en la Ciudad de
México que beneficien con sus servicios a la ciudadanía;
VII. Establecer mecanismos para la colaboración
entre los entes públicos y autónomos de la Ciudad de México en materia de
archivos;
VIII. Promover la profesionalización y la cultura
de la calidad en los archivos mediante la adopción de buenas prácticas locales,
nacionales e internacionales;
IX. Contribuir a respetar, promover, proteger
y garantizar los Derechos Humanos de: acceso a la información, la protección de
datos personales, el derecho a la verdad y el derecho a la memoria, de
conformidad con las disposiciones aplicables;
X. Promover la conservación, organización y
difusión del Patrimonio Documental archivístico de la Ciudad de México;
XI. Combatir y erradicar la corrupción y la
impunidad a través de la información contenida en los archivos en posesión de
los sujetos obligados, y
XII. Fomentar la cultura archivística y el
acceso a los archivos.
Artículo
3. La aplicación e interpretación será acorde con la Constitución Política de
los Estados Unidos Mexicanos, los Tratados Internacionales suscritos por el
Estado mexicano, la Constitución Política de la Ciudad de México, y la Ley
General de Archivos. Se privilegiará el respeto, la protección, la garantía y
la promoción irrestricta a los derechos humanos y se favorecerá en todo momento
la protección más amplia a las personas bajo el principio pro persona, la igualdad
sustantiva, la inclusión, la no discriminación y el interés público.
A
falta de disposición expresa en la presente Ley, se aplicarán de manera
supletoria las disposiciones administrativas correspondientes en la Ley General
de Archivos, la Ley de Responsabilidades Administrativas de la Ciudad de
México, el Código de Procedimientos Civiles de la Ciudad de México y demás
disposiciones en la materia.
Artículo
4. Para los efectos de esta Ley se entenderá por:
I. Acto de Autoridad: Toda acción
intencional o voluntaria que comprende actos u omisiones emitidas por los entes
públicos, de manera unilateral, imperativa y coercible con las que pueden
afectar la esfera jurídica, los derechos constitucionales y los derechos
fundamentales de los gobernados;
II. Administración de archivos: Las
funciones, acciones, planeación, y demás actividades que permiten una adecuada
administración de los archivos y por tanto de los documentos, aunque para éstos
se suele referir específicamente la gestión documental. La administración de
archivos permite una buena utilización y transparencia en el manejo de los
diversos recursos o bienes que se tienen y requieren para el logro de los
objetivos de una institución archivística;
III. Ajustes razonables: Las modificaciones y
adaptaciones necesarias y adecuadas en la infraestructura y los servicios, que
al realizarlas no impongan una carga desproporcionada o afecten derechos de
terceros, que se aplican cuando se requieran en un caso particular, para
garantizar que las personas gocen o ejerzan sus derechos en igualdad de
condiciones con las demás;
IV. Archivo: El conjunto orgánico de
documentos en cualquier soporte o formato, producidos o recibidos en el
ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados y que ocupan
un lugar determinado a partir de su estructura funcional u orgánica;
V. Archivo de concentración: El integrado
por documentos de archivo transferidos desde las áreas o unidades productoras,
que tienen todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden
ser eliminados o conservados permanentemente después de un proceso de
valoración documental;
VI. Archivo de trámite: Unidad administrativa
integrada por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados;
VII. Archivo General: El Archivo General de la
Ciudad de México, entidad especializada en materia de archivos en este ámbito
geográfico y que tiene por objeto promover la administración homogénea de los
archivos, preservar, incrementar y difundir el Patrimonio Documental de esta
Ciudad, con el fin de coadyuvar en el buen desarrollo de su administración,
salvaguardar su memoria y contribuir a la transparencia y rendición de cuentas;
VIII. Archivo histórico: El integrado por
documentos de carácter público, de conservación permanente y de relevancia para
la historia y memoria nacional, regional o local;
IX. Archivos privados de interés público: El
conjunto de documentos de relevancia histórica, social, cultural, científica o
técnica, que se encuentran en propiedad de particulares que no reciban o
ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos
ámbitos de gobierno;
X. Área Coordinadora de Archivos: La
instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones
en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de
coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos;
XI. Áreas operativas: Las que integran el
Sistema Institucional de Archivos: unidad de correspondencia, archivo(s) de
trámite, archivo de concentración y, en su caso, archivo histórico;
XII. Baja documental: La eliminación de
aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en
conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de
disposición documental y que no posean
los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados
de manera permanente, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas
aplicables;
XIII. Catálogo de disposición documental: Al
registro general y sistemático que establece los valores documentales, la
vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición de las series
documental;
XIV. Ciclo vital: A las etapas por las que
atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su
baja documental o transferencia a un archivo histórico;
XV. Colección documental: Conjunto de
documentos reunidos por criterios subjetivos (temas, materias, soportes y
técnicas de producción) y que por lo tanto, no
responde al principio de procedencia;
XVI. Consejo: Al Consejo de Archivos de la Ciudad
de México;
XVII. Consejo Nacional: Al Consejo Nacional de
Archivos;
XVIII. COTECIAD: Comité Técnico Interno de
Administración de Documentos, es un grupo interdisciplinario de personas
servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión
de los documentos y la administración de archivos con la finalidad de coadyuvar
en la valoración y gestión documental;
XIX. Conservación de documentos: El conjunto de
procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones
físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos
digitales a largo plazo;
XX. Consulta de documentos: A las actividades
relacionadas con el acceso a los documentos debidamente organizados que
garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de
requerimientos;
XXI. Cuadro general de clasificación
archivística: El instrumento que refleja la estructura de un archivo con base
en las atribuciones, funciones y estructura orgánica de cada sujeto obligado y
que permite dar a cada documento su lugar en el conjunto orgánico que es el
archivo;
XXII. Descripción archivística: La representación y
enumeración de los principales elementos formales e informativos de los
documentos de archivo y sus agrupaciones, así como del o los contextos en los
cuales se produjeron;
XXIII. Director o Directora
General: La persona titular de la Dirección del Archivo General de la Ciudad de
México;
XXIV. Disposición documental: La selección
sistemática de los expedientes de los archivos de trámite y concentración cuyo
uso administrativo o vigencia documental y plazo de conservación hayan
prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas
documentales;
XXV. Documento de archivo: Aquel que registra un
hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, producido, recibido y
utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias, atribuciones o
funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental
y que encuentra pleno sentido al relacionarse con otros documentos para formar
expedientes;
XXVI. Documentos históricos: Los que se conservan de
manera permanente porque poseen valores evidénciales, testimoniales e
informativos relevantes para la sociedad, y que por ello forman parte de la
memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la
historia nacional, regional o local;
XXVII. Documentos públicos: Los que deben producir,
registrar, organizar y conservar los sujetos obligados, sobre todo acto que
derive del ejercicio de facultades, competencias, atribuciones o funciones de
acuerdo con lo establecido en las
disposiciones jurídicas correspondientes, es decir, a los expedientes,
reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos,
directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas,
memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el
ejercicio de las facultades, funciones, competencias y decisiones de los
sujetos obligados, sus personas servidoras públicas e integrantes, sin importar
su fuente y fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier
medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u
holográfico;
XXVIII. Entes públicos: Los poderes
Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos, las
dependencias y entidades de la Administración Pública de la Ciudad de México y
sus dependencias y entidades, la Fiscalía General de Justicia de la Ciudad de
México, los órganos jurisdiccionales que no formen parte de los poderes
judiciales, así como cualquier otro ente sobre el que tenga control cualquiera
de los poderes y órganos públicos citados de los tres órdenes de gobierno.
XXIX. Expediente: La unidad documental compuesta,
constituida por documentos de archivo, clasificados y ordenados a partir de un
mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados;
XXX. Expediente electrónico: Al conjunto de
documentos electrónicos cuyo contenido, estructura y contexto, permiten
identificarlos como documentos de archivo que aseguran la validez,
autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información
que contienen;
XXXI. Ficha técnica de valoración documental: El
instrumento que permite identificar, analizar, describir y establecer el
contexto de valoración de la serie documental;
XXXII. Firma electrónica avanzada: El conjunto de
datos y caracteres que permite la identificación del firmante, creada por
medios electrónicos bajo su exclusivo control y con los mismos efectos
jurídicos que la firma autógrafa;
XXXIII. Fondo documental: La totalidad de los
documentos producidos por los sujetos obligados en el desarrollo de sus
funciones y atribuciones;
XXXIV. Formato abierto: Al conjunto de
características técnicas y de presentación de la información que corresponden a
la estructura lógica usada para almacenar datos de forma integral y facilitan
su procesamiento digital, cuyas especificaciones están disponibles públicamente
y que permiten el acceso sin restricción de uso por parte de los usuarios;
XXXV. Gestión documental: El tratamiento integral de
la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de los
procesos de producción, organización, descripción, acceso, valoración,
disposición documental y conservación;
XXXVI. Identificación: Proceso de análisis
para reconocer las características formales e informativas de los documentos
que componen un fondo documental, así como del contexto
histórico-administrativo en el cual fueron producidos, con miras al
establecimiento de las series documentales.
XXXVII. Instrumentos de control y consulta
archivística: Los instrumentos que, sustentan la organización, control y
conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital (cuadro
general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e
inventarios general, de transferencia y baja documental) así como su
localización expedita para la consulta por parte del ente generador y del
público en general;
XXXVIII.
Interoperabilidad: A la capacidad de los sistemas de información de compartir
datos y posibilitar el intercambio entre ellos;
XXXIX.
Ley General: La Ley General de Archivos;
XL.
Ley: La Ley de Archivos de la Ciudad de México;
XLI. Metadatos: Al conjunto de datos que
describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo
y su administración a través del tiempo,
y que sirven para identificarlos, describirlos, facilitar su búsqueda,
administración y control de acceso;
XLII.
Organización: El conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a
la identificación, clasificación y ordenación de los documentos de archivo con
el propósito de mantener su organicidad a lo largo de la gestión documental;
XLIII.
Patrimonio Documental Archivístico: El conjunto de documentos y registros de
archivo, escritos, sonoros
y gráficos, vinculados en series documentales y producidos como
resultado de las tareas o funciones de los sujetos obligados, que por su
naturaleza no son sustituibles y dan cuenta del Estado y de las personas e
instituciones que han contribuido a su desarrollo, y trasmiten información
significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y
artística de la Ciudad de México y, en general, del país; incluyendo aquellos
contenidos en archivos privados de interés público;
XLIV.
Plazo de conservación: El periodo de guarda de los documentos en los archivos
de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia
administrativa y, en su caso, el término precautorio y periodo de reserva que
se establezcan de conformidad con la normatividad aplicable en materia de
transparencia;
XLV. Programa anual: El Programa anual de
desarrollo archivístico;
XLVI.
Procedencia: El Principio de Procedencia y Orden original, establece que los
documentos deben conservarse dentro del fondo al que naturalmente pertenecen y
dentro de éste conservar la ordenación interna que tuvieron durante su periodo
activo;
XLVII.
Sección: A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las
atribuciones, funciones y estructura orgánica de cada sujeto obligado;
XLVIII.
Serie: El conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general, que forman expedientes de acuerdo con un asunto, actividad
o trámite específico y que se integran a la parte funcional del archivo para
formar las secciones documentales;
XLIX. Sistema Institucional: Los sistemas
institucionales de archivos de cada sujeto obligado;
L.
Sistema de Archivos: El Sistema de Archivos de la Ciudad de México;
LI. Sistema Nacional: Al Sistema Nacional de
Archivos;
LII.
Soportes documentales: A los medios y formatos en los que se contiene y
presenta la información, siendo estos, audiovisuales, fotográficos, fílmicos,
digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros;
LIII. Subserie: División de la serie documental
que no obedece a criterios archivísticos sino a, modalidades y variantes de la actividad que produce la serie y que
se utiliza de manera convencional para especificar destinatarios, lugares,
acciones más concretas;
LIV.
Sujetos obligados: A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos
políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física,
moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad, así como a las personas físicas o morales que cuenten con archivos
privados de interés público;
LV.
Transferencia: Al traslado controlado y sistemático de series documentales o
partes de ellas, de un archivo de
trámite a uno de concentración y de aquellas cuyos documentos deben
conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo
histórico;
LVI.
Trazabilidad: A la cualidad que permite, a través de un sistema automatizado
para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso,
las modificaciones y en general la trayectoria de los documentos electrónicos a
lo largo de su desarrollo;
LVII.
Unidad Documental: Al documento o documentos, testimonio de un acto y, en
general, de cualquier hecho, formalizado de acuerdo con un procedimiento o una
práctica de uso o de información, y es la unidad básica de conformación para la
serie y en su caso, para la colección;
LVIII.
Valoración documental: A la actividad que consiste en el análisis e
identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la
condición de los documentos que les confiere características específicas en los
archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e
informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer
criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así
como para la disposición documental, y
LIX.
Vigencia documental: Al periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de
conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.
Artículo
5. Los sujetos obligados que refiere esta Ley se regirán por los siguientes
principios:
I. Accesibilidad: Garantizar el acceso a
la consulta de los archivos de acuerdo con esta Ley y las disposiciones
jurídicas aplicables;
II. Conservación: Adoptar las medidas de
índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada
preservación de los documentos de archivo;
III. Disponibilidad: Adoptar las medidas
pertinentes para la localización expedita de los documentos de archivo;
IV. Economía: Implementar medidas para la
reducción de tiempos y labores con eficiencia y eficacia;
V. Integridad: Garantizar que los
documentos de archivo mantengan su contexto de producción y sean completos y
veraces para reflejar con exactitud la información contenida;
VI. Preservación: facilitar el acceso a los
archivos cuando éstos existieran, de producirlos y preservarlos cuando no
estuvieran recopilados u organizados como tales, en ambos casos, sin importar
el paso el tiempo, más aún cuando se trate de graves violaciones de derechos
humanos, ya que la información archivada no solo impulsa investigaciones sino
puede evitar que estos hechos puedan repetirse, y
VII. Procedencia: Conservar el origen de cada
fondo documental producido por los sujetos obligados, a fin de distinguirlos de
otros fondos semejantes, y respetar el orden interno que los documentos
desarrollan durante su actividad institucional.
TÍTULO SEGUNDO
DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Artículo
6. Cualquier autoridad, entidad, Órgano y Organismo de los Poderes Legislativo,
Ejecutivo y Judicial, Alcaldías, Órganos Autónomos, Partidos Políticos,
Sindicatos, Fideicomisos y Fondos públicos, así como de cualquier persona
física o moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad de la Ciudad de México, deberán garantizar la adecuada gestión
documental y administración de archivos con el objeto de respetar el derecho a
la verdad de conformidad con lo establecido en el artículo 5, apartado C,
numeral 2 de la Constitución Política de la Ciudad de México, así como el
acceso a la información contenida en los archivos, y fomentar el conocimiento
de su Patrimonio Documental Archivístico.
Artículo
7. Toda la información contenida en los documentos producidos, obtenidos,
adquiridos o en posesión de los sujetos obligados, será pública y accesible a
cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en
materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de
datos personales.
Los
sujetos obligados, dentro de sus posibilidades, establecerán los ajustes
razonables que faciliten el acceso y búsqueda de la información para personas
con discapacidad y se procurará que la información sea accesible de manera
focalizada a personas que hablen alguna lengua indígena.
Artículo
8. Los sujetos obligados deberán producir, registrar, clasificar, ordenar y
conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de
sus facultades, competencias, atribuciones o funciones de acuerdo con las
disposiciones jurídicas correspondientes.
Artículo
9. Los documentos producidos en los términos del artículo anterior son
considerados documentos públicos de conformidad con las disposiciones
aplicables.
Artículo
10. Los documentos públicos de los sujetos obligados tendrán el carácter que le
confieran la Ley General de Archivos, Ley General de Bienes Nacionales y la Ley
Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, así
como la normatividad de la materia.
CAPÍTULO II
DE LAS OBLIGACIONES DE LOS SUJETOS
OBLIGADOS
Artículo
11. Cada sujeto obligado es responsable de identificar, clasificar, ordenar,
describir, conservar, proteger y preservar sus archivos; de la operación de su
Sistema Institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por la Ley General,
esta Ley y por las determinaciones que emitan el Consejo Nacional o el Consejo
de Archivos de la Ciudad de México, según corresponda; y deberán
garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la
información a su cargo.
Las
personas servidoras públicas que concluyan su empleo, cargo o comisión, deberá
garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, organizados y
descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta
archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos de
esta Ley.
Artículo
12. Los sujetos obligados deberán:
I. Identificar, clasificar, ordenar,
describir y conservar de manera homogénea los documentos de archivo que
produzcan, reciban, transfieran, obtengan, adquieran o posean, de acuerdo con
los estándares y principios en materia archivística, los términos de esta Ley y
demás disposiciones jurídicas que les sean aplicables;
II. Establecer un Sistema Institucional
para homologar los procesos de gestión documental, valoración la
administración, consulta, conservación de sus archivos;
III. Integrar los documentos en expedientes a
partir de un mismo asunto, actividad o trámite;
IV. Inscribir en el Registro correspondiente,
la existencia y ubicación de archivos bajo su resguardo;
V. Conformar el COTECIAD, en términos de
las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental;
VI. Dotar a los documentos de archivo de los
elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su
procedencia y orden original;
VII. Destinar los espacios y equipos necesarios
para el funcionamiento de sus archivos y promover el desarrollo de
infraestructura y equipamiento para la gestión documental y administración de
archivos;
VIII. Designar personal suficiente y calificado
para desarrollar los diversos procesos archivísticos y otros relacionados con
los archivos bajo su resguardo;
IX. Asignar los recursos humanos, materiales
y financieros necesarios para el buen funcionamiento de los archivos bajo su
resguardo;
X. Racionalizar la producción, uso,
distribución y control de los documentos de archivo;
XI. Aplicar métodos y medidas para la
organización, protección y conservación de los documentos de archivo,
considerando el estado que guardan y el espacio para su almacenamiento; así
como procurar el resguardo digital de dichos documentos, de conformidad con esta
Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables;
XII. Generar medidas para la accesibilidad, así
como ajustes razonables para la igualdad sustantiva de las personas con
discapacidad, personas, pueblos y comunidades indígenas y otro grupo de atención
prioritarias con perspectiva de género, enfoque de derechos humanos e inclusión
de conformidad con lo establecido en la Constitución;
XIII. Realizar un programa anual de trabajo en
materia archivística, y
XIV. Las demás disposiciones establecidas en esta
Ley y otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
13. Los Fideicomisos y Fondos Públicos que no cuenten con estructura orgánica,
así como cualquier persona física que reciba y ejerza recursos públicos, o
realice actos de autoridad de la Ciudad de México y de las Alcaldías, estarán
obligados a cumplir con las disposiciones de las fracciones I, VI, VII, IX y X
del artículo 12 de esta Ley.
Artículo
14. Los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos
a violaciones graves de derechos humanos y delitos del derecho humanitario, así
como respetar, proteger garantizar y promover el derecho de acceso a los
mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la
información pública y protección de datos personales, siempre que no hayan sido
declarados como históricos, en cuyo caso, su consulta será irrestricta.
Buscarán en todo momento generar las acciones para garantizar el derecho a la
verdad, el derecho a la memoria y la igualdad sustantiva, así como la
protección de derechos humanos de las personas, familiares, grupos sociales en
su calidad de víctimas otorgadas por mecanismos jurisdiccionales y no
jurisdiccionales bajo el principio pro-persona.
Artículo
15. Los sujetos obligados deberán mantener los documentos contenidos en sus
archivos con el orden original en que fueron producidos, conforme a los
procesos de gestión documental que incluyen la producción, organización,
descripción, valoración y disposición documental, en los términos que establezcan
el Consejo Nacional, el Consejo de Archivos de la Ciudad de México y las
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
16. Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de
consulta archivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos
actualizados y disponibles; y contarán al menos con los siguientes:
I. Cuadro general de clasificación
archivística;
II. Catálogo de disposición documental, e
III. Inventarios documentales.
La
estructura del cuadro general de clasificación archivística atenderá los
niveles de fondo, sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que
existan niveles intermedios, los cuales, serán identificados mediante una clave
alfanumérica.
Artículo
17. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos
obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo
documental y el índice de expedientes clasificados como reservados a que hace
referencia la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y
demás disposiciones aplicables en el ámbito federal y de la Ciudad de México.
Artículo
18. La responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, así
como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del Sistema
Institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado.
CAPÍTULO III
DE LOS PROCESOS DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
DE ARCHIVOS
Artículo
19. Las personas servidoras públicas que deban elaborar un acta de
entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos
de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se
encuentren bajo su custodia debidamente organizados, así como los instrumentos
de control y consulta archivísticos actualizados.
Artículo
20. En caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione,
extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de
transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de
archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados
a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás
disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá
modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos.
Los
instrumentos jurídicos en que se sustenten los procesos de transformación
deberán prever el tratamiento que se dará a los archivos e instrumentos de
control y consulta archivísticos de los sujetos obligados en el ámbito local y
en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente artículo.
Artículo
21. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la
Administración Pública de la Ciudad de México será obligación del liquidador
remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al
Archivo General, quien hará la notificación correspondiente al Archivo General
de la Nación.
CAPÍTULO IV
DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Artículo
22. El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de principios,
lineamientos, procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital
del documento, norman la funcionalidad y operatividad de la gestión documental
y la administración de los archivos de cada sujeto obligado.
Todos
los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte
del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y
relacionarse bajo un mismo asunto, reflejando con exactitud la información
contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el
Consejo de Archivos de la ciudad de México y las disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo
23. El Sistema Institucional de cada sujeto obligado deberá integrarse por:
I. Área Coordinadora de Archivos
II. Las áreas operativas siguientes:
a) De Correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico, en su caso, sujeto a
la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado.
III. Las demás áreas que conforman el
COTECIAD.
Los
responsables de los archivos referidos en la fracción II, inciso b, serán
nombrados por el titular de cada área o unidad; los responsables del archivo de
concentración y del archivo histórico serán nombrados por el titular del sujeto
obligado de que se trate.
Los
encargados y responsables de las áreas operativa de archivo de concentración e
histórico deberán contar de preferencia con licenciatura en el área de
archivística o gestión documental o, en su caso, en áreas afines y tener conocimientos,
habilidades, competencias y experiencia acreditada en archivística.
Artículo
24. Las funciones específicas de los componentes operativos del Sistema
Institucional de Archivos deberán describirse en sus respectivos manuales de organización
y procedimientos que sean integrados por el área coordinadora de archivos y
aprobados al seno del COTECIAD.
I. Coordinación
de archivos;
II. Planeación
y/o mejora continua;
III. Área
Jurídica;
IV. Tecnologías
de la información;
V. Unidad
de Transparencia;
VI. Órgano
Interno de Control;
VII. Las
áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
VIII. Representantes
de las áreas de Informática, sistemas y recursos financieros, y por aquellas
personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto
obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la correcta gestión
de documentos y administración de los archivos.
El COTECIAD podrá recibir la asesoría de
un especialista en archivística, historia o en la materia y objeto social del
sujeto obligado.
Artículo
26. Las funciones genéricas del COTECIAD son:
I. Constituirse como el órgano técnico
consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable
en la materia de archivos de los sujetos obligados;
II. Realizar los programas de valoración
documental del sujeto obligado;
III. Propiciar el desarrollo de medidas y
acciones permanentes de coordinación y concertación que favorezcan la
implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los
archivos de los sujetos obligados;
IV. Aprobar los instrumentos de control y de
consulta archivísticos, establecidos en el artículo 16 de la presente Ley;
V. Emitir sus reglas de operación y;
VI. Las demás que establezcan las
disposiciones aplicables, así como las establecidas en el artículo 58 de esta
Ley.
Artículo
27. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer sedes de archivos
de concentración o históricos comunes, en los términos que establezcan las
disposiciones jurídicas aplicables.
El
convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo
anterior deberá identificar a los responsables de la administración de los
archivos.
CAPÍTULO V
DE LA PLANEACIÓN EN MATERIA ARCHIVÍSTICA
Artículo
28. Los sujetos obligados deberán elaborar un programa anual en materia de
archivos y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días
naturales del ejercicio fiscal correspondiente.
Artículo
29. El programa anual contendrá los elementos de planeación, programación y
evaluación para el desarrollo de los archivos y de su Sistema Institucional;
deberá incluir un enfoque de administración de riesgos, derechos humanos,
perspectiva de género, igualdad, inclusión y no discriminación y de otros
derechos que de ellos deriven, así como de apertura proactiva de la
información.
Artículo
30. El programa anual definirá las prioridades institucionales integrando los
recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; de igual forma
deberá contener programas de organización y capacitación en gestión documental
y administración de archivos que incluyan mecanismos para su consulta
accesible, ajustes razonables seguridad de la información y procedimientos para
la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos
y preservación a largo plazo de los documentos de archivos electrónicos y de
protección de datos personales. El programa anual habrá de incluir, asimismo,
los mecanismos para su seguimiento y evaluación.
Artículo
31. Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el
cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más
tardar el último día del mes de enero del año siguiente al que se informa.
CAPÍTULO VI
DEL ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS
Artículo
32. El Área Coordinadora de Archivos promoverá que las áreas operativas lleven
a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de
manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada
sujeto obligado y el COTECIAD.
La
persona responsable del Área Coordinadora de Archivos propiciará la integración
y formalización del COTECIAD, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá
como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el
registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando
las constancias respectivas.
La
persona titular del Área Coordinadora de Archivos deberá tener al menos nivel
de Dirección General o su equivalente dentro de la estructura orgánica del
sujeto obligado. Esta persona servidora pública será designada por el o la
titular del sujeto obligado y deberá dedicarse específicamente a las funciones
establecidas en la Ley General y en esta Ley, debiendo contar con conocimientos
en la materia y de preferencia ser licenciado en archivística o en materia
afín.
Artículo
33. El Área Coordinadora de Archivos tendrá las siguientes funciones:
I. Elaborar, con la colaboración de los
responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso
histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley
General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa
que se derive de ellos;
II. Elaborar criterios y recomendaciones
específicos en materia de organización y conservación de archivos, cuando la
especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
III. Elaborar, en coordinación y presentar
con los responsables de los archivos de trámite, concentración y en su caso
histórico, los modelos técnicos o en su caso manuales para la organización y desarrollo
de procedimientos de sus correspondientes archivos y brindar asesoría técnica
para su operación;
IV Elaborar y someter a consideración del
titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual de desarrollo archivístico;
V. Coordinar los procesos de valoración y
disposición documental que realicen las áreas operativas;
VI. Coordinar las actividades destinadas a la
modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de
documentos electrónicos de las áreas operativas;
VII. Establecer, en coordinación con las
instancias correspondientes, programas de capacitación en materia archivística,
así como las estrategias para el desarrollo profesional del personal que se
dedique al desempeño de las funciones archivísticas
VIII. Coordinar, con las áreas o unidades
administrativas, las políticas de acceso a los archivos y sus documentos, así
como para su conservación;
IX. Coordinar la operación de los archivos de
trámite, concentración y, en su caso, histórico, de acuerdo con la normatividad
correspondiente;
X. Autorizar la transferencia de los
archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de
fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación
de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
XI. Vigilar el estricto cumplimiento de la
presente ley, de acuerdo con sus competencias, así como integrar en sus
programas anuales de trabajo las auditorías archivísticas;
XII. Presidir el COTECIAD, y
XIII. Las que establezcan las demás disposiciones
jurídicas aplicables.
CAPÍTULO VII
DE LAS ÁREAS OPERATIVAS
Artículo
34. Las áreas de administración de correspondencia están encargadas de brindar
los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia
oficial dentro de las dependencias o entidades y tienen bajo su responsabilidad
la recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación que entra y
sale de las instituciones.
Las
personas responsables de las áreas de administración de correspondencia deben
contar con los conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes
con su responsabilidad; y los titulares de las unidades administrativas tienen
la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de
dichos responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Artículo
35. Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que
tendrá las siguientes funciones:
I. Integrar y organizar los expedientes
que cada área o unidad produzca y reciba;
II. Asegurar la localización y consulta de
los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
III. Resguardar los documentos y la
información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de
transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal
carácter;
IV. Colaborar con el Área Coordinadora de
Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias;
V. Trabajar de acuerdo con los criterios
específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos;
VI. Realizar las transferencias primarias al
archivo de concentración, y
VII. Las que establezcan las disposiciones
jurídicas aplicables.
Los
responsables de los archivos de trámite deberán contar con experiencia,
habilidades, competencias y conocimientos archivísticos acordes con su
responsabilidad. De no ser así, los titulares de las unidades administrativas
tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación
de los responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.
Artículo
36. Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que
tendrá las siguientes funciones:
I. Asegurar y describir los fondos bajo
su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
II. Recibir las transferencias primarias y
brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas
productoras de los documentos que resguarda, así como a cualquier persona
interesada, de conformidad con las disposiciones en materia de transparencia y
acceso a la información;
III. Conservar los expedientes hasta que
cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo
de disposición documental;
IV. Colaborar con el Área Coordinadora de
Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en la Ley General, en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias;
V. Participar con el Área Coordinadora de
Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición
documental;
VI. Promover la baja documental de los
expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia
documental y los plazos de conservación, y que no posean valores históricos
suficientes para su conservación permanente, conforme a las disposiciones
jurídicas aplicables;
VII. Identificar las series documentales que
hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos
suficientes para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos
obligados;
VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el
registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes,
actas e inventarios;
IX. Publicar, al final de cada año, los
dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los
términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el
archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la
fecha de su elaboración;
X. Realizar la transferencia secundaria de
las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los
valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su
ingreso al archivo histórico que corresponda, y
XI. Las que establezcan el Consejo Nacional,
el Consejo Local y las disposiciones jurídicas aplicables.
Las
personas responsables de los archivos de concentración deben ser profesionales
archivistas o en su caso con licenciatura en una carrera relacionada con la
materia. De no ser así, las personas titulares de los sujetos obligados tienen
la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación y
continua actualización de conocimientos de los responsables para el buen
funcionamiento de los archivos.
CAPÍTULO VIII
DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS Y SUS
DOCUMENTOS
Artículo
37. Los sujetos obligados podrán contar con un archivo histórico que tendrá las
siguientes funciones:
I. Recibir las transferencias secundarias
y organizar y conservar los documentos bajo su resguardo;
II. Brindar servicios de préstamo y
consulta al público, mediante procedimientos previamente establecidos y
difundir el Patrimonio Documental que resguarda;
III. Colaborar con el Área Coordinadora de
Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico
previstos en esta Ley, así como en la demás normativa aplicable;
IV. Implementar políticas y estrategias de
preservación y reproducción que permitan conservar los documentos históricos y
la información que contienen, y aplicar los mecanismos y herramientas que
proporcionan las tecnologías de información y comunicación para mantenerlos a
disposición de los usuarios; y
V. Las demás que establezcan las disposiciones
jurídicas aplicables.
Los
responsables de los archivos históricos deben contar con experiencia,
habilidades, competencias y conocimientos archivísticos acordes con su
responsabilidad. Los titulares del sujeto obligado tienen la obligación de establecer
las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen
funcionamiento de los archivos.
Artículo
38. Los sujetos obligados que no cuenten con archivo histórico deberán promover
su creación o establecimiento y en tanto, transferir sus documentos con valor
histórico al Archivo General, o al organismo que determinen las leyes
aplicables o los convenios de colaboración que se suscriban para tal efecto.
Artículo
39. Cuando los documentos históricos presenten un deterioro físico que impida
su consulta directa, el Archivo General, así como los sujetos obligados,
proporcionarán la información, cuando las condiciones lo permitan, mediante un
sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento.
Artículo
40. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos
históricos comunes, en los términos que establezcan las disposiciones jurídicas
aplicables y respetando siempre el principio de procedencia y orden original.
El
convenio o instrumento que dé origen a la coordinación referida en el párrafo
anterior deberá identificar con claridad a los responsables de la
administración de los archivos.
Artículo
41. Los documentos contenidos en los archivos históricos son fuentes de acceso
público. Una vez que haya concluido la vigencia documental administrativa y
autorizada la transferencia secundaria a un archivo histórico, la información
contenida en sus documentos no podrá ser clasificada como reservada o
confidencial. Asimismo, deberá considerarse que, de acuerdo con la legislación
en materia de transparencia y acceso a la información pública, no podrá
clasificarse como reservada aquella información que esté relacionada con
violaciones graves a derechos humanos, delitos de lesa humanidad o actos de
corrupción.
Los
documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la
normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su
conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en
el archivo de concentración, por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de
producción del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
Artículo
42. El sujeto obligado deberá asegurar que se cumplan los plazos de
conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que los
mismos no excedan el tiempo que la normatividad especifica que rija las
funciones y atribuciones del sujeto obligado, disponga, o en su caso, del uso,
consulta accesible y utilidad que tenga su información. En ningún caso el plazo
podrá exceder de 25 años.
Artículo
43. El Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección
de Datos Personales y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México, de acuerdo
con la legislación local y nacional en materia de transparencia y acceso a la
información pública, determinará los mecanismos, instrumentos y herramientas
para garantizar los derechos de acceso a la información pública y protección de
datos personales, asimismo determinar el mecanismo de acceso a un documento con
valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que
contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes
casos:
I. Se solicite para una investigación o
estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se
pueda realizar sin acceso a la información confidencial y el investigador o la
persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la
información que contenga datos personales sensibles;
II. El interés público en el acceso sea
mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso;
III. El acceso a dicha información beneficie
de manera contundente la persona titular de la información confidencial, y
IV. Sea solicitada por un familiar directo de
la persona titular de la información o un biógrafo autorizado por el mismo.
Las
y los particulares podrán impugnar las determinaciones o resoluciones de los
Órganos Garantes a que se refiere el presente artículo, ante las instancias
correspondientes de la Ciudad de México y el Poder Judicial de la Federación.
Artículo
44. El procedimiento de consulta a los archivos históricos facilitará el acceso
al documento original o reproducción
íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se le afecte al mismo. Dicho
acceso se efectuará conforme al procedimiento que establezcan los propios
archivos.
Artículo
45. Las personas responsables de los archivos históricos de los sujetos
obligados adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los
documentos con valor histórico que forman parte del Patrimonio Documental, las
que incluirán:
I. Formular políticas y estrategias
archivísticas que fomenten la preservación tanto física como digital de los
documentos históricos, así como su difusión;
II. Desarrollar programas de difusión de
los documentos históricos a través de medios digitales, con el fin de favorecer
el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;
III. Desarrollar proyectos de descripción
archivística y elaborar los instrumentos de consulta accesible que permitan la
localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los
archivos históricos;
IV. Montar exposiciones presenciales y
virtuales para divulgar el Patrimonio Documental;
V. Implementar programas con actividades
pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados
educativos; grupos en situación prioritaria y otros,
VI. Divulgar y brindar acceso a los archivos
históricos y sus documentos, mediante cualquier tipo de publicación de interés,
y
VII. Desarrollar programas de investigación
histórica y archivística, acordes con el tipo de documentos que se conserven en
sus archivos.
CAPÍTULO IX
DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ELECTRÓNICOS
Artículo
46. Además de los procesos de gestión previstos en el artículo 12 de esta Ley,
se deberá contemplar para la gestión documental electrónica la incorporación,
asignación de metadatos de acceso, organización, control, seguridad y
ubicación, uso y trazabilidad.
Artículo
47. Los sujetos obligados establecerán en su programa anual los procedimientos
para la generación, administración, uso, control y migración de documentos
electrónicos, así como planes de preservación y conservación de documentos a
largo plazo que contemplen la migración, la emulación o cualquier otro método
de preservación y conservación de los documentos de archivo electrónicos,
apoyándose en las disposiciones que al respecto emanen del Consejo Nacional y
del Consejo Local.
Los
documentos de archivo electrónicos que pertenezcan a series documentales con
valor histórico se deberán conservar en sus formatos originales y los metadatos
correspondientes, así como una copia de su representación gráfica visual, así
como de todos los metadatos descriptivos.
Artículo
48. Los sujetos obligados deberán contar con una Plataforma de Digitalización
de Archivo Físico que les permita digitalizar, organizar, acceder, consultar de
manera accesible, llevar a cabo la valoración y disposición documental, su
conservación, así como la baja documental.
Artículo
49. Los sujetos obligados deberán llevar a cabo la gestión documental de sus
archivos electrónicos, a través de una plataforma digital, que les permita
gestionar los documentos de archivo electrónicos desde su producción o
recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico.
Dicha plataforma digital deberá contar un registro con medidas de autenticación
de quien integra el documento al archivo.
Artículo
50. En caso de que los sujetos obligados no utilicen una sola plataforma para
la gestión de archivos electrónicos y la gestión de archivos físicos
digitalizados, éstas deberán interoperar y alimentar, en lo posible, las mismas
series documentales.
Artículo
51. Las plataformas que adquieran o desarrollen los sujetos obligados para la
gestión documental, deberán administrar los documentos y archivos documentales
utilizando formatos abiertos y accesibles.
Artículo
52. Los sujetos obligados adoptarán las medidas de organización, técnicas y
tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos
de archivo electrónicos, producidos y recibidos, así como registrar y controlar
los procesos señalados en sus obligaciones del artículo 12 de esta Ley, que se
encuentren en un sistema automatizado para la gestión documental y
administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos a lo largo de
su ciclo vital.
Las
herramientas informáticas de gestión y control para la organización y
conservación de documentos de archivo electrónicos que los sujetos obligados
desarrollen o adquieran, deberán cumplir los lineamientos que para el efecto se
emitan por el Consejo Nacional y el Consejo Local.
Artículo
53. El Consejo Nacional y el Consejo Local emitirán los lineamientos que establezcan
las bases para la creación y uso de sistemas automatizados para la gestión
documental y administración de archivos, así como de los repositorios
electrónicos, los cuales deberán, como mínimo:
I. Asegurar la accesibilidad e
inteligibilidad de los documentos de archivo electrónicos en el largo plazo;
II. Aplicar a los documentos de archivo
electrónicos los instrumentos técnicos que correspondan a los soportes
documentales;
III. Preservar los datos que describen
contenido y estructura de los documentos de archivo electrónicos y su
administración a través del tiempo, fomentando la generación, uso,
reutilización y distribución de formatos abiertos;
IV. Incorporar las normas y medidas que
garanticen la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los
documentos de archivo electrónicos, así como su control y administración
archivística;
V. Establecer los mecanismos necesarios
para desarrollar políticas de interoperabilidad entre las unidades
administrativas y los canales de comunicación adecuados para conocer de manera
activa la situación y los resultados que se vayan produciendo en los sujetos
obligados a partir de la implantación del sistema;
VI. Establecer los procedimientos para
registrar la trazabilidad de las acciones de actualización, respaldo o
cualquier otro proceso que afecte el contenido de los documentos de archivo
electrónico;
VII. Mantener actualizado al personal de los
archivos de los sujetos obligados en materia de tecnología y utilización de
equipo de cómputo, de acuerdo con los principios y técnicas que marcan la Ley
General y la presente, y
VIII. Permitir adecuaciones y actualizaciones a
los sistemas a que se refiere este artículo.
Los
lineamientos que emita el Consejo Local, en ningún caso podrán contravenir lo
establecido por el Consejo Nacional.
Artículo
54. Los sujetos obligados conservarán los documentos de archivo en adecuadas
condiciones físicas, aun cuando hayan sido digitalizados, en los casos
previstos en las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
55. Los sujetos obligados que, por sus atribuciones, utilicen la firma
electrónica avanzada para realizar trámites o proporcionar servicios que
impliquen la certificación de identidad del solicitante, generarán documentos
de archivo electrónico con validez jurídica de acuerdo con la normativa
aplicable y las disposiciones que para el efecto se emitan.
Artículo
56. Los sujetos obligados deberán proteger la validez jurídica de los
documentos de archivo electrónicos, los sistemas automatizados para la gestión
documental y administración de archivos y la firma electrónica avanzada, de la
obsolescencia tecnológica mediante la actualización de la infraestructura
tecnológica y de sistemas de información que incluyan programas de
administración de documentos y archivos, en términos de las disposiciones
jurídicas aplicables.
TÍTULO TERCERO
DE LA VALORACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LA VALORACIÓN
Artículo
57. Durante los diversos procesos archivísticos, en la elaboración del catálogo
de disposición documental se deberá:
I. Establecer un plan de trabajo para la
identificación de series documentales y elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental que incluya al menos:
a) Un calendario de visitas a las áreas
productoras de la documentación para el levantamiento de información, y
b) Un calendario de reuniones del COTECIAD.
II. Preparar las herramientas metodológicas
y normativas, como son, entre otras, bibliografía, cuestionarios para el
levantamiento de información, formato de ficha técnica de valoración
documental, normatividad de la institución, manuales de organización, manuales
de procedimientos y manuales de gestión de calidad;
III. Realizar entrevistas con las unidades
administrativas productoras de los documentos de archivo, para el levantamiento
de la información y elaborar el repertorio de series documentales y las fichas
técnicas de valoración documental, verificando que exista correspondencia entre
las funciones que dichas áreas realizan y las series documentales
identificadas, y
IV. Integrar el catálogo de disposición
documental.
Articulo 58.- En materia de valoración
archivística, las funciones específicas del COTECIAD son:
I. Formular opiniones, referencias
técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones
sobre la disposición documental de las series documentales;
II. Considerar, en la formulación de
referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias,
plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación
estratégica y normatividad, así como los siguientes criterios:
a) Procedencia. El valor de los documentos
depende del nivel jerárquico que ocupa el productor, por lo que se debe
estudiar la producción documental de las unidades administrativas productoras
de la documentación en el ejercicio de sus funciones, desde el más alto nivel
jerárquico, hasta el operativo, realizando una completa identificación de los
procesos institucionales hasta llegar a nivel de procedimiento;
b) Orden original. Garantizar que las
secciones y las series no se mezclen entre sí. Dentro de cada serie debe
respetarse el orden en que la documentación fue producida;
c) Diplomático. Analizar la estructura,
contexto y contenido de los documentos que integran la serie, considerando que
los documentos originales, terminados y formalizados, tienen mayor valor que
las copias, a menos que éstas obren como originales dentro de los expedientes;
d) Contexto. Considerar la importancia y
tendencias socioeconómicas, programas y actividades que inciden de manera
directa e indirecta en las funciones del productor de los documentos de
archivo;
e) Contenido. Privilegiar los documentos
que contienen información fundamental para reconstruir la actuación del sujeto
obligado, de un acontecimiento, de un periodo concreto, de un territorio o de
las personas, considerando para ello la exclusividad de los documentos, es
decir, si la información solamente se contiene en ese documento o se contiene
en otro, así como los documentos con información resumida, y
f) Utilización. Considerar los documentos
que han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor,
investigadores o ciudadanos en general, así como el estado de conservación de
estos.
III. Indicar si lo establecido en las fichas
técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la
misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco
normativo correspondiente;
IV. Recomendar que se realicen procesos de
automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y
administración de archivos, y
V. Las demás que se definan en otras
disposiciones.
Artículo
59.- A las áreas productoras de los documentos de archivo, independientemente
de que pueden participar a través de su titular en las reuniones del COTECIAD,
les corresponde:
I. Brindar a la persona responsable del
Área Coordinadora de Archivos las facilidades necesarias para la identificación
de las series documentales y la elaboración de las fichas técnicas de
valoración documental;
II. Identificar y determinar la
trascendencia de las series documentales como evidencia y registro del
desarrollo de sus funciones, reconociendo el uso, acceso, consulta accesible y
utilidad institucional, con base en el marco normativo que las faculta;
III. Prever los impactos institucionales en
caso de no documentar adecuadamente sus procesos de trabajo, y
IV. Determinar los valores, la vigencia, los
plazos de conservación y disposición documental de las series documentales que
produce.
Artículo
60.-El sujeto obligado deberá asegurar que los plazos de conservación
establecidos en el catálogo de disposición documental hayan prescrito y que la
documentación no se encuentre clasificada como reservada o confidencial al
promover una baja documental o transferencia secundaria.
Artículo
61.- Los sujetos obligados identificarán las series documentales que se
producen en el desarrollo de sus funciones y atribuciones, analizando en cada
una de ellas sus valores, su marco normativo para establecer el tiempo obligado
de guarda en los archivos de gestión, así como el tiempo de guarda precaucional, el acceso a los mismos; con esta información
conformarán el instrumento de control archivístico llamado Catálogo de
disposición documental.
Al
efectuar un proceso de valoración, la ficha técnica de valoración documental
deberá contener al menos la descripción de los datos de identificación, el
contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y responsable
de la custodia de la serie o subserie.
Artículo
62. El Consejo Nacional y el Consejo de Archivos de la Ciudad de México,
dictarán los lineamientos para analizar,
valorar y decidir la disposición documental de las series documentales
producidas por los sujetos obligados.
Artículo
63. Los sujetos obligados deberán publicar en su portal electrónico con vínculo
al portal de transparencia, los dictámenes y actas de baja documental y
transferencia secundaria, los cuales se conservarán en el archivo de
concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración.
Para
aquellos sujetos obligados que no cuenten con un portal electrónico, la
publicación se realizará a través del Archivo General de la Ciudad de México,
en los términos que establezcan las disposiciones en la materia.
Los
sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo de la Ciudad de México
transferirán a los respectivos archivos históricos para su conservación
permanente dichos dictámenes y actas.
Artículo
64. Los sujetos obligados que cuenten con un archivo histórico deberán
transferir los documentos con valor histórico a dicho archivo, debiendo
informar al Archivo General de la Ciudad de México en un plazo de cuarenta y
cinco días naturales posteriores a la transferencia secundaria.
CAPÍTULO II
DE LA CONSERVACIÓN
Artículo
65. Los sujetos obligados deberán adoptar las medidas y procedimientos que
garanticen la conservación de los documentos y de la información que en ellos
se contiene, independientemente del soporte documental en que se encuentren,
observando al menos que se debe:
I. Establecer un programa de seguridad de
la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los
riesgos y maximice la eficiencia de los servicios, y
II. Implementar controles que incluyan
políticas de seguridad que abarquen la estructura organizacional, clasificación
y control de activos, recursos humanos, seguridad física y ambiental,
comunicaciones y administración de operaciones, control de acceso, desarrollo y
mantenimiento de sistemas, continuidad de las actividades de la organización, gestión
de riesgos, requerimientos legales y auditoría.
Artículo
66. Los sujetos obligados que hagan uso de servicios de resguardo de archivos
proveídos por terceros deberán asegurar que se cumpla con lo dispuesto en la
Ley General y en esta Ley, mediante un convenio o instrumento que dé origen a
dicha prestación del servicio y en el que se identificará a los responsables de
la administración de los archivos.
Artículo
67. Los sujetos obligados podrán gestionar los documentos de archivo
electrónicos en un servicio de nube. El servicio de nube deberá permitir:
I. Establecer las condiciones de uso
concretas en cuanto a la gestión de los documentos y responsabilidad sobre los
sistemas;
II. Establecer altos controles de seguridad
y privacidad de la información conforme a la normatividad mexicana aplicable y
los estándares internacionales;
III. Conocer la ubicación de los servidores y
de la información;
IV. Establecer las condiciones de uso de la
información de acuerdo con la normativa vigente;
V. Utilizar infraestructura de uso y acceso
privado, bajo el control de personal autorizado;
VI. Custodiar la información sensible y
mitigar los riesgos de seguridad mediante políticas de seguridad de la
información;
VII. Establecer el uso de estándares y de
adaptación a normas de calidad para gestionar los documentos de archivo
electrónicos;
VIII. Posibilitar la interoperabilidad con
aplicaciones y sistemas internos, portales electrónicos y otras redes, y
IX. Reflejar en el sistema, de manera coherente
y auditable, la política de gestión documental de los sujetos obligados.
Artículo
68. Los sujetos obligados desarrollarán medidas de interoperabilidad que
permitan la gestión documental integral, considerando el documento electrónico,
el expediente, la digitalización, el copiado auténtico y conversión; la
política de firma electrónica, la intermediación de datos, el modelo de datos y
la conexión a la red de comunicaciones de los sujetos obligados.
TÍTULO CUARTO
DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE
MÉXICO
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
Artículo
69. El Sistema de Archivos de la Ciudad de México es un conjunto orgánico y
articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias,
instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir los fines de la
organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos
obligados.
Las
instancias del Sistema de Archivos observarán lo dispuesto en las resoluciones
y acuerdos generales que emitan el Consejo Nacional y el Consejo Local.
El
Sistema de Archivos, se coordinará en un marco de respeto de las atribuciones
del Sistema Nacional de Archivos y de las Alcaldías de la Ciudad de México.
CAPÍTULO II
DEL CONSEJO DE ARCHIVOS DE LA CIUDAD DE
MÉXICO
Artículo
70. El Consejo de Archivos de la Ciudad de México, es el órgano de coordinación
del Sistema de Archivos de la Ciudad, que estará integrado por:
I. La persona titular del Archivo General
de la Ciudad de México, quien lo presidirá;
II. La persona titular de la Consejería
Jurídica y de Servicios Legales de la Ciudad de México;
III. La persona titular de la Secretaría de
la Contraloría General de la Ciudad de México;
IV. La persona titular de la Secretaría de
Cultura de la Ciudad de México;
V. Una persona representante del Congreso
de la Ciudad de México;
VI. Un representante del Poder Judicial de la
Ciudad de México;
VII. Una persona comisionada del Instituto de
Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales
y Rendición de Cuentas de la Ciudad de México;
VIII. La persona titular de la Auditoría Superior
de la Ciudad de México;
IX. La persona titular de la presidencia de
cada uno de los consejos de archivos de las Alcaldías;
X. Una persona representante de los
archivos privados;
XI. Una persona representante de alguna de
las Instituciones Académicas en la materia;
XII. Una persona representante de la sociedad
civil, integrante de alguna asociación cuyo objeto sean los archivos y la
actividad archivística,y
XIII. Una persona integrante del Consejo Técnico
y Científico Archivístico del Archivo General.
Las
y los representantes referidos en las fracciones V, VI, y VII de este artículo
serán designados en los términos que disponga la normativa de los órganos a que
pertenecen.
La
designación de la representación de la institución académica relacionada con la
actividad archivística y la representación de la Sociedad Civil, referidos en
las fracciones X, XI y XII de este artículo, se hará a través de convocatoria
que emita el Consejo de Archivos de la Ciudad, en la que se establezcan las
bases para seleccionar a los respectivos representantes, estableciendo como
mínimo los requisitos siguientes: que forme parte del Registro Local, una
Organización de la Sociedad Civil legalmente constituida, con al menos diez
años de experiencia en materia archivística previos a la convocatoria y que
cuenten con el aval de quince personas, archivos o instituciones educativas.
La
persona titular de la Presidencia por sí, o a propuesta de alguno de las
personas integrantes del Consejo, podrá invitar a las sesiones de éste a las
personas que considere pertinentes, según la naturaleza de los asuntos a
tratar, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Serán
invitados permanentes del Consejo con voz, pero sin voto, los órganos a los que
la Constitución de la Ciudad de México reconoce autonomía, distintos al
referido en las fracciones VII, del presente artículo, quienes designarán un
representante.
Las
y los consejeros, en sus ausencias, podrán nombrar una persona suplente ante el
Consejo, que deberá tener la jerarquía inmediata inferior a la de la persona
consejera titular o en su caso la persona responsable del Área Coordinadora de
Archivos de la Institución.
La
suplencia de las y los representantes referidos en las fracciones V, VI y VII
deberá ser cubierta por la persona nombrada para ese efecto, de acuerdo con su
normativa interna.
Las
personas integrantes del Consejo no recibirán remuneración alguna por su participación.
Artículo
71. El Consejo sesionará de manera ordinaria y extraordinaria. Las sesiones
ordinarias se verificarán cuatro veces al año y serán convocadas a través de la
Secretaría Técnica, por la persona titular de la Presidencia, quien deberá estar
presente o nombrar a un suplente en caso absolutamente necesario.
Las
convocatorias a las sesiones ordinarias se efectuarán con quince días hábiles
de anticipación, a través de los medios que resulten idóneos, incluyendo los
electrónicos; y contendrán, cuando menos, el lugar, fecha y hora de la
celebración de la sesión, el orden del día y, en su caso, los documentos que
serán analizados.
En
primera convocatoria, habrá quórum para que sesione el Consejo cuando estén
presentes, cuando menos, la mayoría de las personas que integran el mismo.
Incluyendo a la persona que presida o su suplente.
En
segunda convocatoria, que podrá ser convocada inmediatamente después de que no
se logre el quórum en la primera, podrá sesionar el Consejo, con las personas
integrantes que se encuentren presentes. Incluyendo a la persona que presida o
su suplente.
El
Consejo tomará acuerdos por mayoría simple de votos de sus integrantes
presentes en la sesión. En caso de empate, la persona titular de la Presidencia
tendrá voto de calidad. En los proyectos normativos, los miembros del Consejo
deberán asentar en el acta correspondiente las razones del sentido de su voto,
en caso de que sea en contra.
Las
sesiones extraordinarias del Consejo podrán convocarse en un plazo mínimo de
veinticuatro horas por la o el Presidente, a través
del Secretaría técnica o mediante solicitud que a éste formule por lo menos el
treinta por ciento de los miembros, cuando estimen que existe un asunto de
relevancia para ello.
Las
sesiones del Consejo deberán constar en actas suscritas por los miembros que
participaron en ellas. Dichas actas serán públicas a través de internet, en
apego a las disposiciones aplicables en materia de transparencia y acceso a la
información. La Secretaría es la responsable de la elaboración de las actas, la
obtención de las firmas correspondientes, así como de su custodia y
publicación.
El
Consejo contará con una Secretaría Técnica, cuya persona Titular será nombrada
y removida por la Presidencia del Consejo.
Artículo
72. El Consejo de Archivos de la Ciudad de México tiene las atribuciones
siguientes:
I. Implementar las políticas, programas,
lineamientos, directrices y demás normatividad que establezca el Consejo
Nacional, para la organización y administración de los archivos;
II. Aprobar criterios para homologar la
conservación, organización, descripción y consulta accesible de los fondos y
colecciones del Archivo General de la Ciudad de México;
III. Aprobar las campañas de difusión y
promoción sobre la importancia de los archivos como fuente de información
esencial y como parte de la memoria colectiva;
IV. En el marco del Consejo Nacional, el
Consejo de Archivos de la Ciudad de México podrá proponer las disposiciones que
regulen la creación y uso de sistemas automatizados, para la gestión documental
y administración de archivos para los sujetos obligados, que contribuyan a la
organización y conservación homogénea de sus archivos;
V. Establecer mecanismos de coordinación y
emitir recomendaciones a los sujetos obligados según corresponda;
VI. Operar como mecanismo de enlace y
coordinación con el Consejo Nacional;
VII. Fomentar la generación, uso y distribución
de datos en formatos abiertos;
VIII. Aprobar y promover programas de
capacitación en materia archivística para los sujetos obligados, y
IX. Las demás establecidas en esta Ley.
Artículo
73. El o la Presidenta tiene las atribuciones
siguientes:
I. Participar en los Sistemas de Archivos
de las Alcaldías, comisiones intersecretariales, secretarías técnicas, entre
otros, que coadyuven al cumplimiento de los acuerdos, recomendaciones y
determinaciones que emitan el Consejo Nacional y el Consejo de la Ciudad de
México;
II. Celebrar convenios de coordinación,
colaboración y concertación para el cumplimiento de los fines del Sistema de
Archivos de la Ciudad y demás instrumentos jurídicos que se deriven de los
mismos;
III. Intercambiar con otras entidades,
conocimientos, experiencias y cooperación técnica y científica para fortalecer
a los archivos;
IV. Participar en foros, conferencias,
paneles, eventos y demás reuniones de carácter nacional, que coadyuven al
cumplimiento de la Ley General, así como de los acuerdos, recomendaciones y
determinaciones emitidos por el Consejo Nacional y el Consejo Local;
V. Publicar en su portal electrónico las
determinaciones y resoluciones generales del Consejo de Archivos de la Ciudad,
y
VI. Las demás que le otorga la Ley y otras
disposiciones aplicables.
Artículo
74. El Consejo, para el cumplimiento de sus atribuciones, podrá crear
comisiones de carácter permanente o temporal, que se organizarán de conformidad
con lo dispuesto en las disposiciones jurídicas que al efecto emita.
Dichas
comisiones podrán contar con la asesoría de archivistas profesionales y
personas especializadas en historia, así como en el manejo y consulta accesible
de los archivos, dichas asesorías deberán garantizar el principio de buena
administración que establece la Constitución Política de la Ciudad de México.
Los
miembros de las comisiones no recibirán emolumento, ni remuneración alguna por
su participación en las mismas.
CAPÍTULO III
DE LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS DE LAS
ALCALDIAS
Artículo
75. Cada Alcaldía contará con un Sistema de Archivos, el cual será el conjunto
orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas,
instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con
los fines de la organización y conservación homogénea dentro de su
jurisdicción.
Artículo
76. El Sistema de Archivos de las Alcaldías, contará con un Consejo que fungirá
como órgano de coordinación con el Sistema Local, mismo que estará integrado
por:
I. La persona Titular del Archivo de la
Alcaldía quien lo presidirá.
II. Las personas titulares de las Direcciones
Generales.
III. Un o una Concejal,
que será designado por la mayoría de las y los integrantes del Concejo de la
Alcaldía.
La
verificación del cumplimiento de las atribuciones de los Consejos de las
Alcaldías estará a cargo del Archivo General de la Ciudad de México.
Artículo
77. Los Consejos de las Alcaldías adoptarán, con carácter obligatorio, en el
ámbito de sus respectivas competencias, las determinaciones del Consejo de
Archivos de la Ciudad de México, dentro de los plazos que éste establezca.
Los
Consejos de las Alcaldías, con base en las determinaciones que emita el
Consejo, publicarán en las gacetas o periódicos oficiales de las Alcaldías, las
disposiciones que sean necesarias para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley
General y en esta Ley.
Artículo
78. Los Consejos de las Alcaldías tendrán las siguientes atribuciones:
I. Dar cumplimiento a la implementación
de políticas, programas, lineamientos y directrices y demás normativa que
establezca el Consejo de Archivos de la Ciudad de México;
II. Aprobar las campañas de difusión sobre
la importancia de los archivos como fuente de información esencial y como parte
de la memoria colectiva;
III. En el marco del Consejo de Archivos de
la Ciudad de México, los Consejos de las Alcaldías podrán proponer las
disposiciones que regulen la creación y uso de sistemas automatizados, para la
gestión documental y administración de archivos para los sujetos obligados del
ámbito local, que contribuyan a la organización y conservación homogénea de sus
archivos;
IV. Establecer mecanismos de coordinación con
los sujetos obligados;
V. Operar como mecanismo de enlace y
coordinación con el Consejo de Archivos de la Ciudad de México;
VI. Fomentar la generación, uso y
distribución de datos en formatos abiertos, y
VII. Las demás establecidas en esta Ley.
CAPÍTULO IV
DE LA COORDINACIÓN CON EL SISTEMA DE
TRANSPARENCIA DE LA CIUDAD DE MÉXICO, ACCESO A LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES Y EL SISTEMA ANTICORRUPCIÓN DE LA CIUDAD DE MÉXICO
Artículo
79. El Sistema de Archivos estará coordinado con el Sistema de Transparencia y
el Sistema Anticorrupción, todos de la Ciudad de México y deberá:
I. Fomentar en los sistemas, la
capacitación y la profesionalización del personal encargado de la organización
y coordinación de los sistemas de archivo con una visión integral;
II. Celebrar acuerdos interinstitucionales
para el intercambio de conocimientos en materia archivística, transparencia,
acceso a la información y rendición de cuentas;
III. Promover acciones coordinadas de
protección del Patrimonio Documental y del derecho de acceso a los archivos, y
IV. Promover la digitalización de los
documentos generados con motivo del ejercicio de las funciones y atribuciones
de los sujetos obligados, que se encuentren previamente organizados, así como
garantizar el cumplimiento de los lineamientos que para el efecto se emitan.
La
organización, conservación, preservación, acceso y administración homogénea de
los archivos en posesión de cualquier autoridad, Entidad, Órgano y Organismo de
los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Órganos Autónomos, Partidos
políticos, Sindicatos, Fideicomisos y Fondos públicos, así como de cualquier
persona física o moral que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de
autoridad de la Ciudad de México y las Alcaldías; así como también, el
resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia
histórica, social, cultural, científica y técnica de la Ciudad de México; serán
un elemento básico de la sociedad en la construcción de identidad, de
democracia y Gobierno Abierto; sustentando las acciones de transparencia,
rendición de cuentas, protección de datos personales y anticorrupción.
El
Sistema de Archivos creará y mantendrá condiciones estructurales y normativas
que permitan el respeto a los principios que caracterizan el servicio público:
austeridad, economía, racionalidad, transparencia, responsabilidad, rendición
de cuentas, legalidad, objetividad, profesionalismo, honradez, lealtad, imparcialidad,
eficiencia, equidad, eficacia, integridad y competencia por mérito; para
coadyuvar con las autoridades locales competentes en la prevención,
investigación y sanción de las faltas administrativas y los hechos de
corrupción.
CAPÍTULO V
DE LOS ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo
80. Las personas físicas y morales, propietarias o poseedoras de documentos o
archivos considerados de interés público, deberán garantizar su conservación,
preservación, protección y acceso.
Asimismo,
las y los particulares deberán conservar y preservar los archivos relativos a
violaciones graves de derechos humanos y delitos del derecho humanitario, así
como respetar, proteger, garantizar y promover el derecho de acceso a los
mismos, de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la
información pública y protección de datos personales. Buscarán en todo momento
generar las acciones para garantizar el derecho a la verdad, el derecho a la
memoria y la igualdad sustantiva así como la
protección de derechos humanos de las personas, familiares, grupos sociales en
su calidad de víctimas otorgadas por mecanismos jurisdiccionales y no
jurisdiccionales bajo el principio pro- persona.
Las
y los particulares podrán solicitar al Archivo General de la Ciudad asistencia
técnica en materia de gestión documental y administración de archivos.
Se
consideran de interés público los documentos o archivos cuyo contenido resulte
de importancia o de relevancia para el conocimiento de la historia nacional y
de la Ciudad, de conformidad con los criterios que establezcan el Consejo
Nacional y el Consejo de la Ciudad, considerando los elementos característicos
del Patrimonio Documental de la Nación y de la Ciudad de México.
Artículo
81. Los poseedores de documentos y archivos privados de interés público deberán
organizar sus fondos y colecciones documentales y restaurar los documentos que
así lo ameriten, apegándose a la normatividad nacional, internacional y de la
Ciudad de México existente y a las recomendaciones emitidas por el Consejo
Nacional.
TÍTULO QUINTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA CIUDAD
DE MÉXICO Y LA CULTURA ARCHIVÍSTICA
CAPÍTULO I
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA CIUDAD
DE MÉXICO
Artículo
82. El Patrimonio Documental de la Ciudad de México es propiedad del Estado
Mexicano, de dominio e interés público y, por lo tanto, inalienable,
imprescriptible, inembargable y no está sujeto a ningún gravamen o afectación
de dominio, en términos de la Ley General de Bienes Nacionales y de la Ley
Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.
Artículo
83. Son parte del Patrimonio documental de la Ciudad, por disposición de ley,
los documentos de archivo que se encuentren bajo la jurisdicción del Gobierno
de la Ciudad de México y de las Alcaldías.
Artículo
84. El Gobierno de la Ciudad y los organismos a los que la Constitución
Política de la Ciudad de México les otorga autonomía, a través y en
coordinación con el Archivo General de la Ciudad de México, podrán emitir
declaratorias de Patrimonio Documental de esta entidad, en los términos
previstos por las disposiciones jurídicas aplicables, y que implican un
reconocimiento no solo por sus características de origen público, antigüedad o
peculiaridad sino también al contexto de producción y, por tanto, archivístico,
las cuales serán publicadas en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México.
CAPÍTULO II
DE LA PROTECCIÓN DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA CIUDAD DE MÉXICO
Artículo
85. Para los efectos de la protección del Patrimonio Documental de la Ciudad,
los sujetos obligados deberán:
I. Establecer mecanismos para lograr la
completa organización y descripción de fondos y colecciones documentales y, con
ello, permitir que el público en general pueda acceder a la información
contenida en los documentos que son parte del Patrimonio Documental de la
Ciudad;
II. Conservar el Patrimonio Documental de
la Ciudad de México siguiendo las buenas prácticas nacionales e internacionales
en materia archivística;
III. Verificar que los usuarios de los
archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental de la Ciudad
cumplan con las disposiciones tendientes a la conservación de los documentos, y
IV. Dar seguimiento a las acciones que surjan
como consecuencia del incumplimiento a las disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
86. El Archivo General de la Ciudad podrá recibir en comodato documentos de
archivo de los sujetos obligados o en su caso, recurrir a la expropiación
mediante indemnización y en los términos de la normatividad aplicable, cuando
se considere que los archivos privados de interés público se encuentran en
peligro de destrucción.
Artículo
87. El Archivo General de la Ciudad podrá coordinarse con las autoridades
locales y de las Alcaldías de la Ciudad de México, para la realización de las
acciones conducentes a la conservación de los archivos, cuando los documentos o
actividad archivística de alguna zona de la ciudad esté en peligro o haya
resultado afectada por fenómenos naturales o cualquiera de otra índole, que
pudieran dañarlos o destruirlos.
CAPÍTULO III
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA CIUDAD
EN POSESIÓN DE PARTICULARES
Artículo
88. Los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
Patrimonio Documental de la ciudad, podrán custodiarlos, siempre y cuando
apliquen las medidas técnicas, administrativas, ambientales o tecnológicas para
la conservación y divulgación de los archivos, conforme a los criterios que
emitan el Archivo General de la Ciudad y el Consejo.
Artículo
89. Las y los particulares en posesión de documentos de archivo que constituyan
Patrimonio Documental de la Ciudad de México podrán restaurarlos, previa
autorización y bajo la supervisión del Archivo General.
Artículo
90. En todo momento, el Archivo General de la Ciudad podrá recuperar la
posesión del documento de archivo que constituya Patrimonio Documental de la
Ciudad, cuando se ponga en riesgo su integridad, debiéndose observar las
disposiciones reglamentarias y la Ley de Responsabilidades Administrativas de
la Ciudad de México, incluyendo la garantía de audiencia, así como las demás
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
91. Para vigilar el cumplimiento de lo establecido en el presente capítulo, el
Archivo General de la Ciudad de México, podrá efectuar visitas de verificación,
en los términos establecidos en las disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
DE LA CAPACITACIÓN Y CULTURA
ARCHIVÍSTICA
Artículo
92. Los sujetos obligados deberán promover la capacitación en las competencias
laborales en materia de archivo y la profesionalización de los responsables de
las áreas correspondientes.
Artículo
93. Los sujetos obligados podrán celebrar acuerdos interinstitucionales y
convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos
públicos o privados, para recibir servicios de capacitación en materia de
archivos.
Artículo
94. Las autoridades de la Ciudad de México y de las Alcaldías, en el ámbito de
sus atribuciones y en su organización interna, deberán:
I. Preservar, proteger y difundir el
Patrimonio Documental de la Ciudad;
II. Fomentar las actividades archivísticas
sobre docencia, capacitación, investigación, publicaciones, restauración,
digitalización, reprografía y difusión;
III. Impulsar acciones que permitan a la
población en general conocer la actividad archivística y sus beneficios
sociales, y
IV. Promover la celebración de convenios y
acuerdos en materia archivística, con los sectores público, social, privado y
académico.
Artículo
95. Las personas usuarias de los archivos deberán respetar las disposiciones
aplicables para la consulta accesible y conservación de los documentos y en
caso contrario se les aplicará la sanción correspondiente.
LIBRO SEGUNDO
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA CIUDAD DE
MÉXICO
TÍTULO PRIMERO
DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
CAPÍTULO I
DE LA ORGANIZACIÓN
Artículo
96. El Archivo General de la Ciudad de México es un organismo descentralizado
no sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía
técnica y de gestión para el cumplimiento de sus atribuciones, objeto y fines.
Artículo
97. El Archivo General de la Ciudad de México es la entidad especializada, que
tiene por objeto promover la organización y administración homogénea de
archivos, preservar, incrementar y difundir el Patrimonio Documental de la
Ciudad de México, que se encarga de organizar, sistematizar y consolidar el
registro de la memoria histórica de la Ciudad a corto, mediano y largo plazo;
así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.
Artículo
98. Para el cumplimiento de su objeto, el Archivo General de la Ciudad de
México tiene las siguientes atribuciones:
I. Fungir, mediante su titular, como la o
el presidente del Consejo de Archivos de la Ciudad de México;
II. Organizar, describir, conservar y
difundir el acervo documental, gráfico, bibliográfico y hemerográfico que
resguarda, con base en las mejores prácticas y las disposiciones jurídicas
aplicables;
III. Elaborar, actualizar y publicar en
formatos abiertos los inventarios documentales de cada fondo en su acervo;
IV. Fungir como órgano de consulta de los
sujetos obligados del Gobierno de la Ciudad de México en materia archivística;
V. Llevar a cabo el registro y validación
de los instrumentos de control archivístico de los sujetos obligados del
Gobierno de la Ciudad de México;
VI. Emitir el dictamen de baja documental o
de transferencia secundaria para los sujetos obligados del Gobierno de la
Ciudad de México, los cuales se considerarán de carácter histórico;
VII. Autorizar, y en su caso, recibir y resguardar
las transferencias secundarias de los documentos de archivo con valor histórico
producidos por el Gobierno de la Ciudad de México;
VIII. Dictaminar sobre el eventual ingreso de
documentos de archivo con valor histórico provenientes de sujetos obligados
distintos al Gobierno de la Ciudad de México y en su caso, recibirlas;
IX. Analizar y aprobar, en su caso, las
peticiones de particulares que posean documentos y soliciten, de manera
voluntaria, sean incorporados a los acervos del Archivo General de la Ciudad de
México;
X. Procurar la mayor permanencia de la
integridad de los documentos mediante el uso de técnicas de preservación,
restauración y de reproducción que permitan la conservación de los originales y
la consulta a través de medios alternativo;
XI. Realizar, publicar y difundir por
cualquier medio, investigaciones que aporten a la cultura archivística
así como al conocimiento y aprovechamiento del Patrimonio Documental de la
Ciudad de México que resguarda;
XII. Emitir dictámenes técnicos sobre archivos
en peligro de destrucción o pérdida, y las medidas necesarias para su rescate;
XIII. Establecer mecanismos de cooperación y
asesoría con otras instituciones gubernamentales y privadas;
XIV. Promover la incorporación de la materia
archivística en programas educativos de diversos niveles académicos;
XV. Definir el procedimiento para el acceso a
los documentos contenidos en sus archivos históricos y proporcionar servicios
archivísticos al público usuario;
XVI. Realizar la declaratoria de Patrimonio
Documental de la Ciudad de México y de interés público respecto de documentos o
archivos privados de la Ciudad de México;
XVII. Otorgar las autorizaciones para la salida de
la Ciudad de documentos considerados Patrimonio Documental;
XVIII. Coadyuvar con las autoridades competentes, en
la recuperación y, en su caso, incorporación a sus acervos, de archivos que
tengan valor histórico y que se hallen en riesgo;
XIX. Expedir copias certificadas, transcripciones
paleográficas y dictámenes de autenticidad de los documentos existentes en sus
acervos;
XX. Brindar asesoría técnica sobre gestión
documental y administración de archivos;
XXI. Fungir como órgano de consulta y asesor de
los Sistemas de las Alcaldías y de los demás sujetos obligados;
XXII. Fomentar el desarrollo profesional de
archivólogos, archivónomos y archivistas, a través de
convenios de colaboración o concertación con autoridades e instituciones
educativas públicas o privadas, nacionales o extranjeras y diseñar e implementar
programas de capacitación en materia de archivos;
XXIII. Proporcionar los servicios complementarios que
determinen las disposiciones reglamentarias y demás disposiciones jurídicas
aplicables;
XXIV. Suscribir convenios en materia archivística en
el ámbito nacional e internacional, en coordinación con las autoridades
competentes en la materia;
XXV. Coordinar acciones con las instancias
competentes a fin de prevenir y combatir el tráfico ilícito del Patrimonio
Documental de la Nación;
XXVI. Organizar y participar en eventos nacionales e
internacionales en la materia;
XXVII. Proveer, cuando los documentos históricos
presenten un deterioro físico que impida acceder a ellos directamente, su
conservación y restauración que permita su posterior reproducción que no afecte
la integridad del documento;
XXVIII.
Publicar y distribuir obras y colecciones para apoyar el conocimiento de su
acervo, así como para promover la cultura archivística, de consulta y
aprovechamiento del patrimonio documental de la Ciudad de México;
XXIX. Custodiar el patrimonio documental de la
Ciudad de México, y
XXX. Las demás establecidas en la Ley General,
esta Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
99. Las relaciones laborales entre el Archivo General y sus trabajadores deben
sujetarse a lo dispuesto en el Apartado B del artículo 123 de la Constitución
Política de los Estados Unidos Mexicanos y las demás disposiciones jurídicas
aplicables.
Artículo
100. Para el cumplimiento de su objeto y el buen desarrollo de su gobierno, el
Archivo General contará con los siguientes órganos:
I. Órgano de Gobierno;
II. Dirección General;
III. Órgano de Vigilancia;
IV. Consejo Técnico, y
V. Las estructuras administrativas y
órganos técnicos establecidos en su Estatuto Orgánico.
El
Consejo Técnico operará conforme a los lineamientos emitidos por el Órgano de
Gobierno para tal efecto.
CAPÍTULO II
DEL ÓRGANO DE GOBIERNO
Artículo
101. El Órgano de Gobierno es el cuerpo colegiado de administración del Archivo
General de la Ciudad de México que, además de lo previsto en la Ley Orgánica
del Poder Ejecutivo y de la Administración Pública de la Ciudad de México y las
disposiciones reglamentarias, tendrá las siguientes atribuciones:
I. Evaluar la operación administrativa,
así como el cumplimiento de los objetivos y metas del Archivo General de la
Ciudad de México;
II. Emitir los lineamientos para el
funcionamiento del Consejo Técnico; y
III. Las demás previstas en otras
disposiciones jurídicas aplicables.
Artículo
102. El Órgano de Gobierno estará integrado por un miembro de las siguientes
instancias:
I. La persona titular de la Secretaría de
Gobierno de la Ciudad de México, quien lo presidirá;
II. La Secretaría de Administración y
Finanzas;
III. La Secretaría de Educación, Ciencia,
Tecnología e Innovación;
IV. La Secretaría de Cultura, y
V. La Secretaría de la Contraloría General.
Las
y los integrantes del Órgano de Gobierno deberán tener, por lo menos, nivel de
Subsecretaría o su equivalente. Por cada persona integrante propietaria tendrán
una suplencia que deberá tener nivel, por lo menos, de dirección general o su
equivalente.
La
o el presidente por sí, o a propuesta de alguno de los integrantes del Órgano
de Gobierno, podrá invitar a las sesiones a representantes de todo tipo de
instituciones públicas o privadas, quienes intervendrán con voz, pero sin voto.
Los integrantes del Órgano de Gobierno no obtendrán remuneración, compensación
o emolumento por su participación.
CAPÍTULO III
DE LA DIRECCIÓN GENERAL
Artículo
103. La Directora o el Director General será nombrado
por la persona Titular de la Jefatura de Gobierno y deberá cubrir los
siguientes requisitos:
I. Ser de ciudadanía mexicana;
II. Poseer, al día de la designación,
preferentemente, el mayor grado académico posible dentro de la profesión
archivística o en su caso, de doctor en ciencias sociales o humanidades,
expedido por autoridad o institución facultada para ello. En todo caso deberá
contar con experiencia mínima reconocida de cinco años en materia archivística;
III. No haber sido condenado por la comisión
de algún delito doloso;
IV. Tener cuando menos treinta años de edad al día de la designación;
V. No ser cónyuge, ni tener relación de
parentesco por consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado o civil con
cualquiera de los miembros del Órgano de Gobierno, y
VI. No haber sido titular de una Secretaría
de Estado o del Gobierno de la Ciudad de México, Fiscalía General, Senaduría,
Diputación Federal o Local, dirigencia, militante de un Partido o agrupación
política, Gobernador, Gobernadora de algún estado o Jefe
o Jefa de Gobierno de la Ciudad de México, durante el año previo al día de su
nombramiento.
Durante
su gestión, la persona Titular de la Dirección General no podrá desempeñar
ningún otro empleo, cargo o comisión, con excepción de aquellos que puede
desempeñar en las instituciones educativas, científicas o de beneficencia sin
fines de lucro, siempre que sean compatibles con sus horarios,
responsabilidades y actividades dentro del Archivo General de la Ciudad de
México.
Artículo
104. La o el Director General, tendrá las siguientes facultades:
I. Representar a la Ciudad de México en
materia de archivos y archivística en eventos y ante los organismos similares
tanto nacionales como internacionales;
II. Supervisar que la actividad del Archivo
General cumpla con las disposiciones legales, administrativas y técnicas
aplicables, así como con los programas y presupuestos aprobados;
III. Proponer al Órgano de Gobierno las
medidas necesarias para el funcionamiento del Archivo General;
IV. Proponer al Órgano de Gobierno el
proyecto de Estatuto Orgánico;
V. Representar legalmente al Archivo
General con facultades generales, especiales para actos de administración,
dominio, pleitos y cobranzas; incluso las que requieran cláusula especial a la
normatividad aplicable;
VI. Nombrar y remover a las personas
servidoras públicas del Archivo General, cuyo nombramiento no corresponda al
Órgano de Gobierno, y
VII. Las demás previstas en esta Ley y en otras
disposiciones jurídicas aplicables.
CAPÍTULO IV
DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA
Artículo
105. El Archivo General de la Ciudad de México contará con una persona
Comisaria Pública y con una unidad encargada del control y vigilancia, de
conformidad con lo dispuesto por la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo y de la
Administración Pública de la Ciudad de México; la Ley de Auditoría y Control
Interno de la Administración Pública de la Ciudad de México, y ejercerá las
facultades previstas en estos ordenamientos y los demás que le resulten
aplicables.
La
o el Comisario Público será nombrado por la persona titular de la Secretaría de
la Contraloría General de la Ciudad de México.
CAPÍTULO V
DEL CONSEJO TÉCNICO Y CIENTÍFICO
ARCHIVÍSTICO
Artículo
106. El Archivo General contará con un Consejo Técnico que lo asesorará en
materia archivística, histórica, jurídica, de tecnologías de la información y
demás disciplinas afines al quehacer archivístico.
El
Consejo Técnico estará formado por 13 integrantes designados por el Consejo de
Archivos de la Ciudad de México a convocatoria pública del Archivo General,
entre representantes de instituciones de docencia, investigación o
preservación de archivos, académicas y
personas expertas destacadas. Operará conforme a los lineamientos aprobados por
el Consejo.
Las
personas integrantes del Consejo Técnico no obtendrán remuneración,
compensación o emolumento por su participación.
TÍTULO SEGUNDO
DEL PATRIMONIO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA
CIUDAD DE MÉXICO CAPÍTULO ÚNICO
Artículo
107. El patrimonio del Archivo General de la Ciudad de México estará integrado
por:
I. Los recursos que le sean asignados
anualmente conforme al Presupuesto de Egresos de la Ciudad de México
correspondiente;
II. Los ingresos que perciba por los
servicios que proporcione y los que resulten del aprovechamiento de sus bienes,
y
III. Los demás ingresos, bienes, derechos y
obligaciones que adquiera, se le asignen, transfieran o adjudiquen por
cualquier título jurídico.
LIBRO TERCERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS Y
DELITOS EN MATERIA DE ARCHIVOS
TÍTULO PRIMERO
DE LAS INFRACCIONES ADMINISTRATIVAS
Artículo
108. Se consideran infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I. Transferir a título oneroso o gratuito
la propiedad o posesión de archivos o documentos de los sujetos obligados,
salvo aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas en las
disposiciones aplicables; Impedir u obstaculizar la consulta de documentos de
los archivos sin causa justificada;
II. Actuar con dolo o negligencia en la
ejecución de medidas de índole técnica, administrativa, ambiental o
tecnológica, para la conservación de los archivos;
III. Omitir la entrega de algún documento de
archivo físico o electrónico bajo la custodia de una persona al separarse de un
empleo, cargo o comisión;
IV. No publicar el catálogo de disposición
documental, el dictamen y el acta de baja documental autorizados por el Archivo
General de la Nación o de la Ciudad, así como el acta que se levante en caso de
documentación siniestrada en los portales electrónicos;
V. Cualquier otra acción u omisión que
contravenga lo dispuesto en la Ley General, esta Ley y demás disposiciones
aplicables que de ellos deriven;
VI. Transfiera a título oneroso o gratuito la
propiedad o posesión de archivos o documentos de los sujetos obligados, salvo
aquellas transferencias que estén previstas o autorizadas en las disposiciones
aplicables, y
VII. Use, sustraiga, divulgue, oculte, altere,
mutile, destruya o inutilice, total o parcialmente, sin causa legítima conforme
a las facultades correspondientes, y de manera indebida, documentos de archivo
de los sujetos obligados.
Artículo
109. Las infracciones administrativas a que se refiere este título o cualquier
otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley
General y la presente Ley, cometidas por las personas servidoras públicas,
serán sancionadas ante la autoridad competente en términos de la ley aplicable
en materia de responsabilidades administrativas de las personas servidoras públicas,
según corresponda.
Artículo
110. Las infracciones administrativas cometidas por personas que no revistan la
calidad de las personas servidoras públicas serán sancionadas por las
autoridades que resulten competentes de conformidad con las normas aplicables.
La
autoridad competente podrá imponer multas de diez y hasta mil quinientas veces
el valor diario de la unidad de medida y actualización e individualizará las
sanciones considerando los siguientes criterios:
I. La gravedad de la conducta
constitutiva de la infracción;
II. Los daños o perjuicios ocasionados por
la conducta constitutiva de la infracción, y
III. La reincidencia, en su caso, de la
conducta constitutiva de la infracción.
En
caso de reincidencia, las multas podrán duplicarse, dependiendo de la gravedad
de la infracción cometida.
Se
considerará reincidente al que habiendo incurrido en una infracción que haya
sido sancionada, cometa otra del mismo tipo o naturaleza.
Se
considera grave el incumplimiento de las infracciones especificadas en el
artículo 111 de la Ley; asimismo todas las infracciones serán consideradas muy
graves si son cometidas en contra de documentos que contengan información
relacionada con violaciones a derechos humanos.
Artículo
111. Las sanciones administrativas señaladas en esta Ley son aplicables sin
perjuicio de la responsabilidad civil o penal de quienes incurran en ellas.
En
caso de que existan hechos que pudieran ser constitutivos de algún delito, las
autoridades estarán obligadas a realizar la denuncia ante el Ministerio Público
correspondiente, coadyuvando en la investigación y aportando todos los
elementos probatorios con los que cuente.
TÍTULO SEGUNDO
DE LOS DELITOS CONTRA LOS ARCHIVOS
Artículo
112. Será sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres
mil a cinco mil veces la unidad de medida y actualización a la persona que:
I. Sustraiga, oculte, altere, mutile,
destruya o inutilice, total o parcialmente, información y documentos de los
archivos que se encuentren bajo su resguardo, salvo en los casos que no exista
responsabilidad determinada en esta Ley;
II. Transfiera la propiedad o posesión,
transporte o reproduzca, sin el permiso correspondiente, un documento
considerado Patrimonio Documental de la Ciudad;
III. Traslade fuera del territorio de la
Ciudad de México documentos considerados Patrimonio Documental de la Ciudad,
sin autorización del Archivo General;
IV. Mantenga, injustificadamente, fuera del
territorio de la Ciudad, documentos considerados Patrimonio Documental de la
Ciudad, una vez fenecido el plazo por el que el Archivo General de la ciudad le
autorizó la salida, y
V. Destruya documentos considerados
Patrimonio Documental de la Ciudad.
La
facultad para perseguir dichos delitos prescribirá en los términos previstos en
la legislación penal aplicable.
Será
sancionado con pena de tres a diez años de prisión y multa de tres mil veces la
unidad de medida y actualización hasta el valor del daño causado, a la persona
que altere o destruya documentos relacionados con violaciones graves a derechos
humanos, alojados en algún archivo de la Ciudad de México, sea de trámite,
concentración o histórico.
Artículo
113. Las sanciones contempladas en esta Ley se aplicarán sin perjuicio de las
previstas en otras disposiciones jurídicas aplicables y para la prevención y
combate de faltas administrativas y actos de corrupción.
Artículo
114. Los Tribunales de la Ciudad de México serán, en primera instancia, los
competentes para sancionar los delitos establecidos en esta Ley.
TITULO TERCERO
De la Garantía del Derecho a la Verdad a
través de los Archivos
Artículo
115.- En la construcción de una memoria histórica y colectiva conforme a lo
establecido de la Constitución Política de la Ciudad de México, los archivos
serán un instrumento mediante el cual se garantizará a todas las personas
habitantes el pleno derecho para accesar a la verdad,
cuyo objeto será contribuir en la investigación e identificación de
determinados hechos.
Artículo
116.- Las Autoridades de la Ciudad de México tienen el deber de preservar la
evidencia documental que sirva para la conmemoración y el recuerdo, así como de
proteger y garantizar el acceso adecuado a los archivos con información sobre
cualquier tipo de violación a los derechos fundamentales de las personas
ciudadanas.
Artículo
117.- Cuando la consulta de los archivos persiga favorecer la investigación
histórica, las formalidades de autorización tendrán por única finalidad
salvaguardar la integridad y la seguridad de las víctimas en los casos de
violaciones a derechos humanos y de otras personas y, en ningún caso, podrán
aplicarse las formalidades de autorización con fines de censura.
TRANSITORIOS
PRIMERO.
La presente ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la
Gaceta Oficial de la Ciudad de México.
SEGUNDO.
A partir de la entrada en vigor de la Ley se abroga la Ley de Archivos del
Distrito Federal y se derogan todas aquellas disposiciones que contravengan la
presente Ley.
TERCERO.
En tanto se expidan las normas archivísticas correspondientes, se continuará
aplicando lo dispuesto en las disposiciones reglamentarias vigentes en la
materia, en lo que no se oponga a la presente Ley.
CUARTO.
El Consejo de Archivos de la Ciudad de México, en colaboración con el Archivo
General y el Consejo Técnico, emitirá lineamientos, mecanismos y criterios para
la conservación y resguardo de documentos de acuerdo con las características
económicas, culturales y sociales de cada Alcaldía
QUINTO.
Las Secretarías de Gobierno, de Administración y Finanzas y de la Contraloría,
todas de la Ciudad de México, en el ámbito de sus atribuciones, deberán llevar
a cabo las gestiones necesarias para que se autorice, conforme a las
disposiciones aplicables, la estructura orgánica y ocupacional del Archivo
General.
SEXTO.
Las erogaciones que se generen con motivo de la entrada en vigor de la presente
Ley para los sujetos obligados se cubrirán con cargo a sus respectivos
presupuestos aprobados para el presente ejercicio fiscal y los subsecuentes.
Asimismo,
las Alcaldías deberán realizar las previsiones y adecuaciones presupuestales
necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en esta Ley.
SÉPTIMO.
El Órgano de Gobierno del Archivo General de la Ciudad, deberá expedir y
publicar en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México en un periodo no mayor a
seis meses, contados a partir de la entrada en vigor de la presente Ley, el
Estatuto Orgánico del Archivo General.
OCTAVO.
La Secretaría de Gobierno, con cargo a su presupuesto, proveerá los recursos
humanos, materiales, tecnológicos y financieros que requiera el Archivo General
para el cumplimiento del presente ordenamiento.
NOVENO.
Los sujetos obligados deberán implementar su Sistema Institucional, dentro de
los seis meses posteriores a la entrada en vigor de la presente Ley.
DÉCIMO.
El Consejo de Archivos deberá integrarse dentro de seis meses a partir de la
entrada en vigor de la presente Ley, elaborar su reglamento en los tres meses
subsecuentes y empezar a sesionar dentro de los seis meses posteriores a la
entrada en vigor de esta Ley.
DÉCIMO
PRIMERO. Aquellos documentos que se encuentren en los archivos de concentración
y que antes de la entrada en vigor de la presente Ley no hayan sido organizados
y valorados, se les deberá aplicar estos procesos archivísticos, con el
objetivo de identificar el contenido y carácter de la información y determinar
su disposición documental.
Los
avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta accesible en el portal electrónico del sujeto
obligado.
DÉCIMO
SEGUNDO. Los documentos transferidos a un archivo histórico o a los archivos
generales, antes de la entrada en vigor de la Ley, permanecerán en dichos
archivos y deberán ser identificados, clasificados, ordenados y descritos
archivísticamente, con el objetivo de identificar el contenido y carácter de la
información, así como para promover el uso y difusión favoreciendo la
divulgación e investigación.
Aquellos
sujetos obligados que cuenten con archivos históricos deberán prever en el
Programa anual el establecimiento de acciones tendientes a identificar,
clasificar, ordenar, describir archivísticamente y difundir los documentos que
les hayan sido transferidos antes de la entrada en vigor de la Ley.
Los
avances de estos trabajos deberán ser publicados al final de cada año mediante
instrumentos de consulta en el portal electrónico del sujeto obligado.
DÉCIMO
TERCERO. Las disposiciones reglamentarias derivadas de esta Ley deberán ser
expedidas por el Gobierno de la Ciudad en un plazo no mayor a ciento ochenta
días naturales, contados a partir de la entrada en vigor del presente Decreto.
DÉCIMO
CUARTO. En un plazo de un año, contado a partir de la entrada en vigor de la
presente Ley, los sujetos obligados deberán establecer programas de
capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos.
DÉCIMO
QUINTO. - El Gobierno de la Ciudad de México, considerará en el próximo
ejercicio fiscal, los recursos necesarios para la creación y funcionamiento del
Archivo General de la Ciudad de México, mismo que deberá ser creado dentro de
los seis meses siguientes a la publicación de la presente ley.
DÉCIMO
SEXTO. - Todos los sujetos obligados deberán de contar con una plataforma de
gestión de archivos electrónicos de origen según lo establecido en el artículo
para el 31 de diciembre de 2023.