LEY
DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
Publicada en
la Gaceta Oficial del Distrito Federal,
el 08 de
octubre de 2008
Última
reforma publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal,
el
28 de noviembre de 2014
TÍTULO
PRIMERO
DISPOSICIONES
GENERALES
CAPÍTULO I
DEL OBJETO Y
DEL ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA PRESENTE LEY
Artículo 1. Las
disposiciones contenidas en la presente ley son de orden público e interés
general y tienen por objeto regular el funcionamiento, la integración y
administración de documentos y los archivos en posesión de la Administración
Pública del Distrito Federal, Órgano Legislativo, Órgano Judicial y Organismos
Públicos Autónomos del Distrito Federal, así como establecer las bases para la
coordinación, organización y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de
archivos de los entes públicos obligados conforme a esta ley, así como del
Consejo General de Archivos del Distrito Federal.
Artículo 2. La
administración pública del Distrito Federal de conformidad con esta Ley y en el
ámbito de su competencia, emitirá las normas que regulen el procedimiento a
seguir para la declaración como históricos y la inclusión en el Registro del
Patrimonio Documental del Distrito Federal, de aquellos documentos o
colecciones documentales en posesión de particulares que tengan relevancia para
la historia y la cultura del Distrito Federal, sin afectar la legítima
propiedad privada de los mismos, sin afectar la situación jurídica que detenten
sus propietarios o legítimos poseedores.
Artículo 3. Para los
efectos de esta ley son entes públicos obligados al cumplimiento de la presente
Ley:
I. La Asamblea Legislativa del Distrito Federal;
II. El Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal;
III. El Tribunal de lo Contencioso Administrativo del Distrito Federal;
IV. El Tribunal Electoral del Distrito Federal;
V. El Instituto Electoral del Distrito Federal;
VI. La Comisión de Derechos Humanos del Distrito Federal;
VII. La Junta de Conciliación y Arbitraje del Distrito Federal;
VIII. La Jefatura de Gobierno del Distrito Federal;
IX. Las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Político
Administrativos y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal;
X. Los Organismos Públicos Autónomos por Ley;
XI. Aquellos que la legislación local reconozca como de interés público y
ejerzan gasto público; y
XII. Los entes equivalentes a personas jurídicas de derecho público o
privado, ya sea que en ejercicio de sus actividades actúen en auxilio de los
órganos antes citados o ejerzan gasto público;
Artículo 4. Para los
efectos de esta ley, se entiende por:
Archivo: Conjunto
orgánico de documentos organizados y reunidos por una persona o institución
pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de
testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los
produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia
e investigación;
Catálogo de
disposición documental: Registro general y sistemático
elaborado por la unidad coordinadora de archivos y aprobado por el COTECIAD de
cada ente público, en el que se establece en concordancia con el cuadro general
de clasificación archivística, los valores documentales, los plazos de
conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información
pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino;
Consejo: El Consejo
General de Archivos del Distrito Federal, órgano asesor en la normatividad, y
consulta en materia de los archivos públicos;
Conservación
Preventiva: Conjunto de acciones tendientes a garantizar la conservación del
patrimonio documental mediante implantación de adecuados programas de
mantenimiento para lograr condiciones adecuadas medio ambientales,
procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibición,
transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y
planes de emergencias contra desastres;
COTECIAD: Comité
Técnico Interno de Administración de Documentos;
Cuadro
general de clasificación archivística: Instrumento
técnico que describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que
se establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas
agrupaciones documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta
manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo,
sección, serie, expediente y unidad documental;
Destino: Determinación
de la transferencia al área de archivo que le corresponda de acuerdo con el
ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de éstos;
Documento
electrónico: Aquella información cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se
mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado, requiere de
una herramienta específica para leerse o recuperarse;
Expediente.-
Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método determinado y
que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura básica de
la Serie Documental;
Fondo: Conjunto de
documentos, con independencia de su soporte o tipo documental, producidos
orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física, familia,
institución pública o privada en el transcurso de sus actividades como
productor;
Gestión
Documental.- Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo
dentro de una institución, mediante el cual los responsables administrativos se
aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad,
prontitud, eficiencia y apego a derecho;
Información.- Todo
archivo, registro o dato contenido en cualquier medio, documento o registro
impreso, óptico, electrónico, magnético, químico, físico o biológico que se
encuentre en poder de los entes públicos;
Inventarios
documentales: Instrumentos de consulta y control que describen
las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia
o disposición documental;
Plazo de
conservación: Periodo de conservación de la documentación en
las áreas de archivo de trámite, de concentración e histórico;
Patrimonio
documental: Forma parte del Patrimonio Histórico del Distrito Federal y está
constituido por todos los documentos, producidos, recibidos o reunidos por los
entes públicos, en cualquier época en el ejercicio de sus funciones y
atribuciones. Para los efectos de la presente Ley se excluyen de este concepto
los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes
muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica;
Red: La Red de
Archivos del Distrito Federal;
Reglamento: El
reglamento de la presente ley;
Registro del
patrimonio documental: Inventario en donde se
recopila e incorpora la información relativa a la documentación perteneciente
al patrimonio documental del Distrito Federal, su productor, custodio o
poseedor, volumen, periodo, soporte, condiciones de acceso y características
especiales;
Sección: Subdivisión
del fondo consistente en las divisiones administrativas del ente público que lo
origina, y cuando no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas,
funcionales o similares del propio ente;
Serie: Subdivisión
de la sección, consistente en un conjunto de documentos producidos por un
sujeto en el desarrollo de una misma función administrativa y regulado por la
misma norma de carácter jurídico y/o de procedimiento;
Sistema: El Sistema
Institucional de Archivos del Distrito Federal;
Transferencia:
Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de
la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así
como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de
Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación
permanente;
Valores
Primarios: Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su primera
edad, o de gestión los cuales son: administrativo, legal y fiscal;
Valores
Secundarios: Son los valores intrínsecos que contienen los documentos en su segunda
edad y son: informativos, testimoniales y evidenciales.
Artículo 5. En la
aplicación e interpretación de la presente ley, se observarán los siguientes
principios:
I. Principio
de Orden original: Consiste en mantener los documentos de cada
fondo documental en el orden que les fue dado de origen;
II.
Principio de Procedencia: Consiste en respetar la
procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos
de archivo procedentes de un ente público deberán mantenerse agrupados sin
mezclarse con otros, respetando su organización y atribuciones.
III.
Principio de integridad: Es responsabilidad de cada
ente público, mantener organizados los documentos para su fácil localización,
consulta y reproducción, haciendo uso de métodos y técnicas para la
sistematización de la información, así como el uso de nuevas tecnologías
aplicables en la administración de documentos.
IV.
Principio de Preservación: Consiste en la responsabilidad
de cada ente público, a mantener en perfecto estado de conservación los
documentos que por disposición de esta ley, le han sido encomendados o le ha
sido permitido el acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destrucción,
deterioro o alteración.
Artículo 6. Los entes
públicos obligados de la presente ley y todo aquél que ejerza recursos públicos
o desempeñe alguna función pública, colaborarán en la defensa y conservación
del patrimonio documental del Distrito Federal, adoptando, en el marco de lo
previsto en esta Ley y en las normas que la desarrollen, cuantas medidas sean
necesarias para evitar su deterioro, pérdida o destrucción, y notificarán al
Consejo para el registro correspondiente, aquellas circunstancias que puedan
implicar o provoquen daños a tales bienes, así como a la Secretaría de Cultura
del Distrito Federal cuando se trate de documentos históricos, para los efectos
procedentes de acuerdo a la legislación aplicable.
CAPÍTULO II
DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL DISTRITO FEDERAL
Artículo 7. Los
documentos integrantes del patrimonio documental se conservarán debidamente
organizados y descritos, estando a disposición de los entes públicos encargados
de la aplicación de la presente ley y de cualquier persona que lo solicite, en
las oficinas que los hayan originado o reunido, o en el archivo que
corresponda.
Artículo 8. El registro
del inventario del patrimonio documental del Distrito Federal correrá a cargo
del Consejo y del Archivo Histórico del Distrito Federal con la información que
le remitan los entes públicos.
Artículo 9. Los archivos
regulados por esta ley se consideran bienes de domino público y por lo tanto,
son inalienables, imprescriptibles, inembargables y no están sujetos a ningún
gravamen o afectación de dominio.
TÍTULO
SEGUNDO
DE LA
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS DEL
DISTRITO FEDERAL
CAPÍTULO I
DE LA
DENOMINACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Artículo 10.
En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los
valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de
cada ente público como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de
la forma siguiente:
I. Archivo
de Trámite o de Gestión Administrativa, conformado
por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán
resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de
cada ente público, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con
el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de
Archivo de Concentración para su conservación precautoria;
II. Archivo
de Concentración, conformado por los documentos que habiendo
concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la
Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su
conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición
Documental del ente público. En esta Unidad de archivo se integran los
documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades
administrativas de los entes públicos y cuyos valores primarios aún no
prescriben;
III. Archivo
Histórico, conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en
la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su
Ciclo Vital a la Unidad de Archivo histórico del ente público o en su caso, al
Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico
del Distrito Federal.
Artículo 11.
La información que generen, reciban o administren los entes públicos en
sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre
contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso,
sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado
de las innovaciones tecnológicas se denominará genéricamente documento de
archivo. Será documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier
registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los
entes públicos. Los documentos de archivo deberán ser organizados,
inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la
presente Ley y su Reglamento.
CAPÍTULO II
DE LA
ORGANIZACIÓN Y COMPOSICIÓN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS
Artículo 12.
Los entes públicos del Distrito Federal, de conformidad con su
normatividad, deberán integrar y organizar con las modalidades que resulten
necesarias su respectivo Sistema Institucional de Archivos, que les permita la
correcta administración de documentos a lo largo de su ciclo vital, siguiendo
las directrices señaladas en la presente Ley y su Reglamento.
Artículo 13.
El Sistema Institucional de Archivos se integrará en cada ente público a
partir de la composición siguiente:
I. Componentes Normativos, y
II. Componentes Operativos.
Los
componentes normativos tendrán a su cargo la regulación y coordinación de la
operación del Sistema.
Los
componentes operativos serán los archivos de trámite, concentración e
histórico, encargados del funcionamiento cotidiano del Sistema, de conformidad
con el ciclo vital de los documentos del ente público.
Artículo 14.
Los componentes normativos se integrarán por:
I. La Unidad Coordinadora de Archivos; y
II. Un Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD)
Artículo 15.
Dentro de cada ente público del Distrito Federal la Unidad Coordinadora
de Archivos será la responsable de regular el Sistema Institucional de Archivos
para su funcionamiento estandarizado y homogéneo, y el COTECIAD será su órgano
técnico consultivo.
Artículo 16.
El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos será designado por
el servidor público que tenga facultades legales para ello, quien, en su caso,
establecerá su nivel jerárquico y adscripción administrativa.
Artículo 17.
El COTECIAD es el órgano técnico consultivo de instrumentación y
retroalimentación de la normatividad aplicable en materia de archivos del ente
público, integrado por los titulares de los archivos de trámite, concentración
e histórico y por aquellas personas que por su experiencia y función dentro del
ente público se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta
administración de documentos y para la gestión de los archivos de cada
institución.
El COTECIAD
deberá contar con la siguiente estructura mínima:
I. Una Presidencia, a cargo del Director General de Administración o
equivalente en cada ente público;
II. Una Secretaría Técnica, a cargo del responsable de la Unidad
Coordinadora de Archivos del ente público;
III. Una Secretaría Ejecutiva, a cargo del responsable de la Oficina de
Información Pública;
IV. Vocales, entre los que deberán participar los responsables de las
distintas unidades de archivo del ente público; y
V. Representantes de la Dirección Jurídica o equivalente, del órgano de
control interno del ente público, así como de las áreas de Informática,
sistemas y recursos financieros.
Artículo 18.
Los componentes operativos se integrarán con la estructura orgánica y
modalidades que resulten convenientes para cada ente público, en concordancia
con su normatividad interna, considerando la siguiente organización:
I. Unidades generales del ente público, conformadas por:
a) Unidad Central de Correspondencia o equivalente,
b) Unidad de Archivo de Concentración o equivalente,
c) Unidad de Archivo Histórico o equivalente.
II. Unidades particulares en cada Área Administrativa:
a) Unidad de Documentación en Trámite o equivalente,
b) Unidad de Archivo de Trámite o equivalente.
Artículo 19.
Los responsables de las unidades operativas del Sistema Institucional de
Archivos serán designados por los funcionarios con facultades legales para
ello, y deberán contar con el perfil, conocimientos y experiencia en
archivística, así como capacitarse y actualizarse continuamente en la materia,
de conformidad con el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico que se
establezca por cada ente público.
CAPÍTULO III
DE LAS
FUNCIONES Y COMPONENTES DEL SISTEMA
Artículo 20.
Serán funciones de la Unidad Coordinadora de Archivos, las siguientes:
I. Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes,
programas y proyectos de desarrollo archivístico;
II. Establecer las políticas y medidas técnicas para la regulación de los
procesos archivísticos durante el ciclo vital de los documentos de archivo;
III. Formular los instrumentos, procesos y métodos de control archivístico
del ente público;
IV. Fungir como Secretario Técnico del COTECIAD del ente público; promover
la operación regular de este órgano y coadyuvar en la integración de su
Reglamento de operación y programa anual de trabajo;
V. Elaborar y presentar los modelos técnicos o Manuales para la
organización y procedimientos de los archivos de trámite, concentración y, en
su caso, histórico del ente público, en coordinación con los responsables de
dichas unidades;
VI. Coordinar los trabajos para la elaboración de los principales
instrumentos de control archivístico dentro del ente público, proponiendo el
diseño, desarrollo, implementación y actualización del Sistema de Clasificación
Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y los inventarios que se
elaboren para la identificación y descripción de los archivos institucionales;
VII. Establecer, en coordinación con la instancia responsable de la función
dentro del ente público, un amplio programa de capacitación en la materia, así
como las principales estrategias para el desarrollo profesional del personal
que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas;
VIII. Coadyuvar con la instancia responsable de la función dentro del ente
público, en la elaboración de un programa de necesidades para la normalización
de los recursos materiales que se destinen a los archivos, propiciando la
incorporación de mobiliario, equipo técnico, de conservación y seguridad, e instalaciones
apropiadas para los archivos, de conformidad con las funciones y servicios que
éstos brindan;
IX. Coadyuvar con la instancia responsable de la función, en el diseño,
desarrollo, establecimiento y actualización de la normatividad que sea aplicable
dentro del ente público, para la adquisición de tecnologías de la información
para los archivos, así como para la automatización de archivos, la
digitalización o microfilmación de los documentos de archivo o para la gestión,
administración y conservación de los documentos electrónicos; y
X. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Artículo 21.
Las funciones del COTECIAD son:
I. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y
retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia dentro de los
archivos del ente público;
II. Realizar los programas de valoración documental del ente público;
III. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de
coordinación y concertación entre sus miembros que favorezcan la implantación
de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos del
ente público;
IV. Participar en los eventos técnicos y académicos que en la materia se
efectúen en el ente público, en los que sean convocados por el Consejo General
de Archivos del Distrito Federal y los que lleven a cabo otras instituciones
nacionales o internacionales;
V. Emitir su reglamento de operación y su programa anual de trabajo; y
VI. Aprobar los instrumentos de control archivístico, establecidos en el
artículo 35 de la presente Ley;
VI. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.
Artículo 22.
Las funciones genéricas de los componentes operativos del Sistema
Institucional de Archivos de cada ente público son:
I. La Unidad Central de Correspondencia o equivalente conocida
genéricamente como Oficialía de Partes, se encargará de brindar los servicios
centralizados de recepción y despacho de la correspondencia oficial dentro de
los entes públicos;
II. La Unidad de Documentación en Trámite es la responsable de brindar
integralmente los servicios de correspondencia y control de gestión en cada una
de las áreas;
III. La Unidad de Archivo de Trámite es la responsable de la administración
de los documentos de archivo en gestión, de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones y funciones de cada Área;
IV. La Unidad de Archivo de Concentración es la responsable de la
administración de documentos cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que
permanecen en él hasta que concluye su plazo de conservación en razón de sus
valores primarios de carácter administrativo, legal y fiscal; y
V. La Unidad de Archivo Histórico o equivalente es la responsable de
organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria
documental institucional.
Artículo 23.
Las funciones específicas de los componentes operativos del Sistema
Institucional de Archivos deberán describirse en sus respectivos Manuales de
organización y procedimientos que sean integrados por la unidad coordinadora de
archivos y aprobados al seno del COTECIAD del ente público.
CAPÍTULO IV
DEL LOS
PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVÍSTICOS
Artículo 24.
Los procesos archivísticos son el conjunto de actos concatenados,
mediante los cuales el ente público le da seguimiento al ciclo de vida de los
documentos, desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo
histórico o su eliminación definitiva por no contener valores secundarios.
Artículo 25.
El responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, en consulta con el
COTECIAD, emitirá los instrumentos de control necesarios para la regulación de
los procesos archivísticos que se llevan a cabo durante el ciclo vital de los
documentos en el ente público, instrumentando las acciones necesarias en
coordinación con las unidades de archivo.
Artículo 26.
Los instrumentos de control archivístico son los que permiten la
ejecución de los procesos archivísticos asociados al ciclo vital de los
documentos de archivo.
Artículo 27.
Los procesos documentales y archivísticos básicos son los siguientes:
I. Manejo de la correspondencia de entrada, control de correspondencia en
trámite y correspondencia de salida;
II. Integración de expedientes y series documentales;
III. Clasificación y ordenación de expedientes;
IV. Descripción documental;
V. Valoración primaria y secundaria;
VI. Disposición documental;
VII. Acceso a la información archivística;
VIII. Transferencias primarias y secundarias;
IX. Conservación y restauración; y
X. Difusión.
Artículo 28.
Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o
unidades de documentación compuesta, constituidos por uno o varios documentos
de archivo, ordenados lógica y cronológicamente relacionándolos por un mismo
asunto, materia, actividad o trámite.
Artículo 29.
Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una función o
atribución genérica, formarán parte de una Serie Documental. Los expedientes
deberán siempre asociarse a la serie documental o función de la que derive su
creación y organizarse de conformidad con el Sistema de Clasificación que se
establezca dentro del Ente Público.
Artículo 30.
La Clasificación Archivística es el proceso mediante el cual se
identifica, agrupa, sistematiza y codifican los expedientes de acuerdo con su
origen estructural y funcional. Todos los expedientes de los entes públicos
estarán correctamente clasificados mediante la utilización de códigos clasificadores
que los identifiquen plenamente, mismos que deberán contener sin menoscabo de
niveles intermedios que el ente público establezca, al menos los siguientes
aspectos:
I. Código o clave de la Unidad Administrativa o área productora del
expediente;
II. Código de la Serie a la que pertenece el expediente que se clasifica;
III. Título del tema, asunto o materia a la que se refiere el expediente;
IV. Número consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que
pertenece;
V. Año de apertura y en su caso, cierre del expediente;
VI. Los datos de valoración y disposición documental que se asocien al
expediente; y
VII. Los datos asociados a la información de acceso restringido y, en su
caso, apertura pública del expediente, de conformidad con lo que lo previsto
por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal.
Artículo 31.
La descripción archivística es el registro sistematizado de la
información de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado
de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los
ha producido.
Artículo 32.
La valoración documental es el proceso de análisis mediante el cual se
determinan los valores de los documentos.
El valor
documental es la condición de los documentos de archivo, en atención a su
naturaleza y valores primarios de carácter administrativo, legal o fiscal en
los archivos de trámite o concentración en razón de sus valores secundarios
evidénciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservación
permanente en un archivo histórico. La valoración de documentos permite
determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del
Sistema, así como determinar su disposición documental.
Artículo 33.
La disposición documental es el destino sucesivo inmediato de los
expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos,
una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales o
fiscales, dando lugar a la selección de los documentos de archivo que adquieren
un valor secundario o a la baja documental o depuración de los que no tienen
valor secundario o histórico.
Con base en
los procesos de valoración y disposición documental, que invariablemente
deberán efectuarse dentro de los entes públicos por grupos de valoración
integrados al seno de su COTECIAD, se integrarán los catálogos de disposición
documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el calendario de
caducidades, los inventarios de transferencia primaria y secundaria, así como
los inventarios de baja o depuración de archivos, con los cuales se procederá a
la selección de documentos con valor secundario o histórico o bien a la
ejecución de los procesos de baja o depuración documental.
Artículo 34.
La baja documental o depuración es el proceso de eliminación razonada y
sistemática de documentación que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos,
legales o fiscales, y que no posea valores secundarios o históricos:
evidénciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoración de
los documentos de archivo. La temporalidad y los procesos de baja o depuración
documental se determinarán en el catálogo de disposición documental que cada
ente público genere.
CAPÍTULO V
DE LOS
INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO
Artículo 35.
Los archivos del Distrito Federal, contarán, al menos, con los
siguientes instrumentos archivísticos:
I. Cuadro General de Clasificación;
II. Inventarios de archivo de trámite, concentración e histórico;
III. Guía General de Fondos de los Archivos Históricos;
IV. Inventarios de Transferencia primaria y secundaria;
V. Inventarios de baja documental;
VI. Controles de correspondencia de entrada, en trámite (control de
gestión) y salida;
VII. Control de préstamos de expedientes y estadísticas de usuarios;
VIII. El Catálogo de Disposición Documental;
IX. Mapas de ordenación topográfica de los acervos de Concentración e
Histórico; y
X. Controles de conservación y restauración de documentos;
Artículo 36.
Para la elaboración de los instrumentos mencionados en el artículo
anterior, los entes públicos aplicarán, en su caso, los elementos de
estandarización correspondientes a la utilización de normas nacionales e
internacionales.
CAPÍTULO VI
DE LOS
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Artículo 37.
Los entes públicos, en el marco de su Sistema Institucional de Archivos
establecerán las medidas para la administración, uso, control y conservación de
los documentos de archivo electrónicos, garantizando los aspectos siguientes:
I. Incorporar y usar ordenadamente las tecnologías de la información en la
generación de documentos de archivo electrónicos asociados a los procesos de
gestión institucional;
II. Establecer programas informáticos para la gestión de documentos de
archivo electrónicos;
III. Incorporar medidas, normas y especificaciones técnicas nacionales e
internacionales, para asegurar la autenticidad, seguridad, integridad y
disponibilidad de los documentos de archivo electrónicos y su control
archivístico;
IV. Garantizar el uso y conservación de la documentación electrónica
sustantiva como información de largo plazo;
V. Propiciar la incorporación de procesos, instrumentos y nuevas
tecnologías para la clasificación, descripción, así como para la valoración y
disposición de documentación electrónica;
VI. Generar los vínculos informáticos necesarios con la Red, para el
intercambio de información
Artículo 38.
Los entes públicos propiciarán, con la participación de las instancias
competentes en sus respectivas instituciones y en el marco de su Sistema, el
desarrollo ordenado de programas para la automatización de archivos, la
digitalización de imágenes y, en su caso, programas de microfilmación,
auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicación y adquisición
de tecnologías incorporadas para la administración de documentos de archivo, la
gestión y la conservación de archivos, en los diversos soportes documentales.
Artículo 39.
El documento electrónico deberá contener todos los elementos diplomáticos
de actor, acción, tiempo y espacio; así como las demás características que
determine cada ente público.
Artículo 40.
Los documentos en soporte electrónico deberán contener información
debidamente ordenada y completa a fin de garantizar su manejo como información
archivística y su conservación a largo plazo como memoria histórica cuando así
lo determinen sus valores.
CAPÍTULO VII
DE LOS
PROGRAMAS DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
Artículo 41.
Los entes públicos deberán integrar anualmente, un Programa Institucional
de Desarrollo Archivístico en el que se contemplen los objetivos, estrategias,
proyectos y actividades que se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo
previsto en la presente Ley y su Reglamento.
Artículo 42.
Los Programas Institucionales de Desarrollo Archivístico deberán
incluir, entre otros aspectos, los siguientes:
I. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de normatividad
técnica;
II. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del
personal archivístico;
III. Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones
presupuestales de cada ente público, de los recursos materiales de mayor
urgencia que requieran los archivos de la institución;
IV. Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de
tecnologías de información en el campo de los archivos;
V. Acciones de difusión y divulgación archivística y para el fomento de
una nueva cultura institucional en la materia;
VI. Proyectos para la conservación y preservación de la información
archivística;
VII. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de
emergencia, riesgo o catástrofes.
Artículo 43.
Para la ejecución, control y evaluación del Programa Institucional de
Desarrollo Archivístico, los entes públicos establecerán las medidas que se
estimen necesarias para su cumplimiento, en el marco de las acciones de
transparencia y rendición de cuentas, deberá publicar en sus portales de
Internet, entre otras cosas: el Programa, el calendario de ejecución del mismo
y el Informe Anual de su cumplimiento.
El
calendario e informes de avance anual deberán remitirse al Consejo General de
Archivos del Distrito Federal, a más tardar, el 31 de enero de cada año en
formato impreso y electrónico para su registro.
CAPÍTULO
VIII
DEL ARCHIVO
HISTÓRICO DEL DISTRITO FEDERAL
Artículo 44.
El Archivo Histórico del Distrito Federal estará conformado por los
Fondos y Colecciones correspondientes a las instituciones vigentes en la Ciudad
de México hasta el siglo XX, así como por los fondos y colecciones que haya
recibido o reciba en donación.
Los fondos
históricos del Siglo XXI en adelante serán resguardados por los archivos
históricos de los propios entes públicos, quienes deberán enviar copia
electrónica de sus inventarios de información histórica al Archivo Histórico
del
Distrito
Federal para su centro de referencias.
Por la
importancia de los valores contenidos en un documento, los entes públicos
podrán remitir al Archivo Histórico del Distrito Federal los documentos que
contengan información relevante y trascendental para la Ciudad de México,
independientemente de la antigüedad del mismo.
El Archivo
Histórico del Distrito Federal tendrá como objetivos:
I. El resguardo y la difusión de la identidad y la historia de la Ciudad
de México, consignadas en los documentos bajo su responsabilidad;
II. Recibir los Fondos documentales de las instituciones que se extingan de
manera permanente;
III. La promoción de la investigación científica en sus Fondos y
Colecciones; y
IV. La promoción del conocimiento archivístico entre la población.
Artículo 45.
La naturaleza jurídica, estructura interna y funcionamiento del Archivo
Histórico, serán normados por las disposiciones que emita el Jefe de Gobierno
del Distrito Federal.
CAPÍTULO IX
DEL MANEJO
DE ARCHIVOS DE ENTES PÚBLICOS EXTINGUIDOS
Artículo 46. En caso de
fusión o extinción de Instituciones, sus fondos documentales serán entregados a
la institución que le sustituya en el ejercicio de sus atribuciones, de acuerdo
a su ciclo vital, a través de inventarios archivísticos normalizados, con todas
y cada una de las series que conformaron el ente público que se extingue o se
fusiona.
Artículo 47.
En el caso de que un ente público se extinga, y no exista otro que lo
sustituya o que esté vinculado con sus atribuciones, remitirá su documentación
al Archivo Histórico del Distrito Federal.
Artículo 48.
Los servidores públicos, al concluir su encargo, entregarán sus archivos
correspondientes, los documentos generados y recibidos durante su gestión por
medio de inventarios archivísticos y el Catálogo de disposición documental y de
conformidad con lo establecido en la Ley de Entrega-Recepción de los Recursos
de la Administración Pública del Distrito Federal.
TITULO
TERCERO
DE LOS
RECURSOS ARCHIVISTICOS
CAPÍTULO I
DE LOS
RECURSOS HUMANOS
Artículo 49.
Los titulares de las Unidades de Archivos de Trámite, Concentración e
Histórico del Sistema Institucional de Archivos tendrán las siguientes
atribuciones y obligaciones:
I. Planificar y coordinar, desde el ámbito del COTECIAD, las actividades
de las áreas de archivo del ente público en materia de administración de
documentos;
II. Formar parte del COTECIAD, que será la instancia encargada de
determinar el destino de los documentos de archivo, en los términos previstos
por esta ley y el reglamento;
III. Proporcionar capacitación y profesionalización permanente al personal
del área;
IV. Promover y gestionar el enriquecimiento del patrimonio documental;
V. Participar en los programas de difusión para hacer extensivo a la
sociedad el conocimiento y aprovechamiento de los acervos públicos;
VI. Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su área de
adscripción;
VII. Expedir las certificaciones de los documentos que conformen los fondos
documentales resguardados en los repositorios de su responsabilidad;
VIII. Proponer a la autoridad competente del ente público, la celebración de
convenios y acuerdos con instituciones públicas y privadas, nacionales e
internacionales, para la capacitación del personal en materia de administración
de documentos e intercambio de conocimientos técnicos y operativos
archivísticos; y
IX. Realizar anualmente un diagnóstico archivístico de los fondos
documentales de su área de adscripción;
X. Organizar, proteger y defender el patrimonio documental del ente
obligado al que pertenecen;
XI. Participar en los programas de modernización archivística integral con
el fin de posibilitar la calidad del servicio a la ciudadanía en el Acceso a la
Información y la toma de decisiones de los servidores públicos;
XII. Elabora y difundir guías, inventarios, catálogos, índices, registros,
censos y otros instrumentos de descripción que faciliten la organización,
consulta y acceso de sus Fondos de acuerdo al tipo de archivo de su titularidad
o responsabilidad;
XIII. Realizar todas las acciones tendientes a la conservación del acervo
documental que se encuentra bajo su resguardo.
XIV. Las demás que le señale esta ley, el reglamento y otras disposiciones
legales que resulten aplicables.
Artículo 50.
Los entes públicos, por sí o en colaboración con otras entidades,
instrumentarán la concesión de ayudas económicas para la mejora de las
instalaciones y el equipamiento de los archivos integrados al Sistema, así como
para el desarrollo de programas de ordenación, descripción, restauración y
difusión de dichos archivos.
Artículo 51.
Para ser titular de la Unidad Coordinadora de Archivos o de las Unidades
Operativas de los Sistemas Institucionales de Archivos, se requiere:
I. Ser técnico o Licenciado en Archivística, administración, historia,
alguna carrera afín o poseer experiencia comprobada de tres años en
organización y administración de archivos;
II. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso; y
III. No haber sido inhabilitado en el servicio público por ninguna causa de
carácter administrativo.
CAPÍTULO II
DE LOS
EDIFICIOS E INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS
Artículo 52.
Los entes públicos deberán destinar y establecer las áreas adecuadas y suficientes
para el depósito y servicios archivísticos.
Artículo 53.
Los archivos que por su naturaleza requieran de la consulta de fuentes
secundarias para sus investigaciones, deberán contar con los espacios
necesarios para ofrecer este servicio.
Artículo 54.
Para el desempeño de sus funciones, los entes públicos deberán, dentro
de lo posible, adecuar las instalaciones de archivo a las recomendaciones de la
Asociación Latinoamericana de Archivos para la edificación o adaptación de
espacios y mobiliario de archivo.
Para el
resguardo de archivos, los entes públicos deberán contar con:
I. Instalaciones y mobiliario adecuados para resguardar los fondos
documentales bajo su custodia;
II. La infraestructura adecuada para la conservación preventiva de los documentos,
y;
III. Las medidas preventivas y de seguridad que garanticen la protección de
los depósitos documentales, tales como:
a. Detectores de humo.
b. Extintores de fuego de gas inocuo;
c. Materiales de archivo retardantes;
d. Salas de desinfección;
e. Salas de desinsectación;
f. Vigilancia; y
g. Plan de emergencia.
TÍTULO
CUARTO
DE LOS
MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ARCHIVISTITA EN EL DISTRITO FEDERAL
CAPÍTULO I
DEL CONSEJO
GENERAL DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
Artículo 55.
El Distrito Federal contará con un Consejo General de Archivos, el cual
tiene por objeto apoyar en el diseño de metodologías para la gestión de
archivos, auxiliar a los entes públicos en su instrumentación, coordinar la Red
de Archivos, así como apoyar al COTECIAD de cada ente público en el
cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Ley.
Artículo 56.
Los miembros del Consejo tendrán el carácter de honorarios y serán
nombrados por los titulares de los órganos legislativo, ejecutivo y judicial.
Este grupo colegiado fijará su propia reglamentación interna.
Artículo 57.
El Consejo se integrará para su funcionamiento por tres miembros
representantes de los Órganos Ejecutivo, Legislativo y Judicial del Distrito
Federal;
De entre sus
miembros el pleno del Consejo elegirá por mayoría a su Presidente, que durará
en su encargo un año.
El Consejo
contará con una Secretaría Técnica designada por el Presidente en turno.
Los
Secretarios técnicos de los COTECIAD adscritos a los Organismos Públicos
Autónomos del Distrito Federal, tendrán derecho a participar en las sesiones
del Consejo con el carácter de invitados permanentes.
Artículo 58.
Para ser miembro del Consejo, se requiere:
I. Ser ciudadano mexicano por nacimiento o naturalización en pleno
ejercicio de sus derechos políticos y civiles;
II. No haber sido condenado por la comisión de algún delito doloso
calificado como grave;
III. Contar con experiencia en la Administración Pública y no haber sido
inhabilitado para el ejercicio de cargos públicos en cualquier nivel de
gobierno;
IV. Tener el grado mínimo de Director General, o su equivalente; y
IV. (sic) Tener el grado mínimo de licenciatura, preferentemente en
Archivonomía, Administración Pública, Ciencias de la Información, Derecho,
Historia o Ciencias Sociales afines y una experiencia tres años en la dirección
o gestión de archivos.
CAPÍTULO II
DE LAS
ATRIBUCIONES DEL CONSEJO
Artículo 59.
El Consejo publicará las metodologías y estudios que coadyuven al
análisis, identificación, ordenación, clasificación, descripción, conservación,
valoración y difusión de los archivos, para el correcto ejercicio de la
administración de documentos en los archivos de los entes públicos.
Artículo 60.
El Consejo tendrá las siguientes atribuciones:
I. Apoyar a los COTECIAD´s de los entes públicos en el diseño de
metodologías para el ejercicio de los procesos archivísticos del ciclo vital de
los documentos;
II. Coordinar y supervisar el óptimo funcionamiento de la Red de Archivos
del Distrito Federal;
III. Realizar las recomendaciones pertinentes a los entes públicos, para la
gestión de su documentación;
IV. Organizar eventos técnico – académicos para el fomento de una cultura
archivística en el Distrito Federal;
V. Elaborar su Reglamento Interno y demás normas de operación;
VI. Proveer de bibliografía especializada en archivística y ciencias afines;
VII. Elaborar su Programa Anual de Trabajo;
VIII. Apoyar a los entes públicos en los programas de capacitación y
actualización Profesional de los Archivistas del Distrito Federal;
IX. Preparar, editar y publicar anualmente una revista que verse sobre temas
de archivística y ciencias afines; y
XI. Publicar su informe anual de actividades
CAPÍTULO III
DE LA RED DE
ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL
Artículo 61.
Con la finalidad de optimizar los Recursos de Información, garantizar la
Transparencia, el Acceso a la Información, la Protección de Datos Personales y
la eficacia Administrativa, se conformará la Red de Archivos del Distrito
Federal como un conjunto de normas, mecanismos y dispositivos de intercambio y
consulta telemática de información entre los entes públicos, de acuerdo con sus
funciones y atribuciones.
Artículo 62.
Los Titulares de los entes públicos garantizarán que se elaboren los
instrumentos de descripción archivística correspondientes al ámbito de su
competencia de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales,
observando los siguientes principios.
I. La seguridad de la información, mediante el establecimiento de niveles
de acceso de acuerdo con las funciones, atribuciones y derechos de los
interesados y los usuarios;
II. La compatibilidad de los lenguajes de intercambio de datos y formatos de
los instrumentos de descripción archivística; y
III. La accesibilidad permanente.
Artículo 63.
El Consejo como entidad coordinadora de la Red de Archivos, tendrá las
siguientes responsabilidades.
I. Publicar y dar a conocer de manera anual, los elementos que deberán
contener los instrumentos de descripción archivística mencionados en el
artículo anterior;
II. Elaborar y difundir anualmente un boletín con las noticias nacionales e
internacionales sobre los avances en los archivos.
TÍTULO
QUINTO
DE LAS
SANCIONES
CAPÍTULO
ÚNICO
Artículo 64.
Las violaciones a lo establecido por la presente Ley y demás
disposiciones que de ella emanen, serán sancionadas conforme a lo establecido
en la normatividad aplicable en materia de responsabilidad administrativa a los
Servidores Públicos en el Distrito Federal.
Son
infracciones a la presente Ley, las siguientes:
I. Enajenar los documentos de archivo que obren en los archivos de los
entes públicos;
II. Sustraer sin autorización de quien pueda concederla, los documentos que
obren en los archivos de los entes públicos;
III. Extraviar o deteriorar por negligencia los documentos de archivo;
IV. Deteriorar dolosamente los documentos de archivo;
V. Alterar, adaptar o modificar dolosamente la información de los
documentos de archivo;
VI. Poseer ilegítimamente algún documento una vez separado del empleo, cargo
o comisión;
VII. Toda vulneración de las prescripciones contenidas en el presente
ordenamiento y en las normas reglamentarias, acuerdos y reglas que desarrollen
la presente Ley; y
VIII. El incumplimiento de cualquiera de las disposiciones establecidas en la
presente ley.
Artículo
I. Amonestación, para el caso de la fracción II, VII y VIII
II. Multa para los casos de las fracciones III y VI; y
III. Destitución para los casos de las fracciones I, IV y V.
Artículo 66.
Las sanciones previstas en el artículo anterior se aplicarán de acuerdo
con los procedimientos y parámetros de las sanciones establecidas en la Ley
Federal de Responsabilidades de los servidores públicos aplicable en el
Distrito Federal, sin eximir de las responsabilidades penales o civiles en que
pudieran incurrir los servidores públicos.
Artículo 67. Incurrirán en infracción a la presente Ley, los
particulares que lleven a cabo alguna de las conductas señaladas en el artículo
64 de la presente Ley, por lo cual se harán acreedores a una multa que va desde
los cinco hasta las trescientos veces
la Unidad de Cuenta de la Ciudad de México vigente, al momento de
cometer la falta, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal en la que
pudieran incurrir.[1]
Artículo 68.
En la imposición de la multa se considerará:
I. La gravedad de la falta;
II. Las condiciones socioeconómicas del infractor;
III. Las circunstancias especiales de la ejecución de la falta; y
IV. El daño o perjuicio causado.
Artículo 69.
Previamente a la imposición de la sanción, el ente público citará por
escrito al infractor para que, dentro del término de tres días hábiles
siguientes a la citación, manifieste lo que a su derecho convenga. Si ofreciere
pruebas se estará a lo dispuesto por los artículos 56 y 57 de la Ley de
Procedimiento Administrativo del Distrito Federal, y si están acordes con lo
establecido en los numerales señalados, se le admitirán y se desahogarán dentro
de los tres días hábiles siguientes, transcurridos los cuales, se dictará la
resolución que en derecho proceda.
En caso de
que el infractor subsane las irregularidades en que hubiere incurrido, previo a
que el ente público determine la sanción, se considerará tal situación como
atenuante de la infracción cometida.
Artículo 70.
Las multas impuestas a los particulares constituirán créditos fiscales y
su monto se hará efectivo a través del procedimiento administrativo de
ejecución que lleve a cabo la autoridad correspondiente. Estableciéndose los
procedimientos a seguir en el Reglamento de la presente Ley.
TRANSITORIOS
PRIMERO. El presente
decreto entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta
Oficial del Distrito Federal.
SEGUNDO. Hasta en
tanto se expidan el Catalogo de Disposición Documental y las demás normas para
determinar los procedimientos para la disposición documental, no se permitirá
la eliminación de ningún documento.
TERCERO. Dentro de
los 180 días naturales siguientes a la entrada en vigor de la presente Ley, los
entes públicos, emitirán los Instrumentos de Control Archivístico señalados en
el artículo 35 de la presente Ley y demás acuerdos o reglas que desarrollen la
presente Ley.
CUARTO. Los entes
públicos, deberán designar a los titulares de las Unidades Coordinadoras de
Archivos y a los miembros del COTECIAD, a más tardar, 90 días naturales después
de la entrada en vigor de este ordenamiento.
QUINTO. El
Presupuesto de Egresos del Distrito Federal para el año 2009 deberá establecer
la previsión presupuestal correspondiente para permitir la integración y
funcionamiento de la presente Ley.
SEXTO. Se derogan
aquellas disposiciones jurídicas que se opongan a la presente Ley.
SÉPTIMO. Publíquese
en la Gaceta Oficial del Distrito Federal para su debida observancia y
aplicación, así como en el Diario Oficial de la Federación para su mayor
difusión.
GACETA
OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL
28 DE
NOVIEMBRE DE 2014
PRIMERO. Publíquese en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.
SEGUNDO. El presente Decreto se tomará como referencia para el diseño e
integración del paquete económico correspondiente al ejercicio fiscal 2015 y
entrará en vigor junto con dicho paquete, a excepción de lo dispuesto en los
artículos SEGUNDO y CUADRAGÉSIMO OCTAVO del presente Decreto relacionado con la
materia Electoral, que entrarán en vigor al día siguiente a aquél en que
concluya el proceso electoral 2014-2015 del Distrito Federal.
TERCERO. Las reformas contenidas en el presente decreto no se aplicarán de manera
retroactiva en perjuicio de persona alguna, respecto de las sanciones y multas
administrativas, conceptos de pago, montos de referencia y demás supuestos
normativos que se hayan generado o impuesto de manera previa a la entrada en
vigor del presente decreto.
CUARTO. Las referencias que se hagan del salario mínimo en las normas locales
vigentes, incluso en aquellas pendientes de publicar o de entrar en vigor, se
entenderán hechas a la Unidad de Cuenta de la Ciudad de México, a partir de la
entrada en vigor del presente Decreto.