Sistema Institucional de Archivos
El Sistema Institucional de Archivos de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial de la Ciudad de México es el conjunto de principios, lineamientos, procedimientos y estructuras que tomando como base el ciclo vital del documento, norman la funcionalidad y operatividad de la gestión documental y la administración de los archivos de cada sujeto obligado. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y relacionarse bajo un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo de Archivos de la ciudad de México y las disposiciones jurídicas aplicables.
El Sistema se integra por:
- Área coordinadora de archivos.
- Las áreas operativas siguientes:
- De correspondencia.
- Archivo de trámite, por área o unidad.
- Archivo de concentración.
- Archivo histórico.
- Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2024
- Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2023
- Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2022
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Mtra. Noemí Gómez García Coordinadora de Archivos Tel. 555265-0780 Ext. 15221 Correo electrónico: mgomez@paot.org.mx |
El Área Coordinadora de Archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado y el COTECIAD. La persona responsable del Área Coordinadora de Archivos propiciará la integración y formalización del COTECIAD, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.
La persona titular del Área Coordinadora de Archivos deberá tener al menos nivel de Dirección General o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado. Esta persona servidora pública será designada por el o la titular del sujeto obligado y deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en la Ley General y en esta Ley, debiendo contar con conocimientos en la materia y de preferencia ser licenciado en archivística o en materia afín.
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El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), es un grupo interdisciplinario de personas servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión de los documentos y la administración de archivos con la finalidad de coadyuvar en la valoración y gestión documental.
El COTECIAD de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial de la Ciudad de México, son grupos interdisciplinarios y estarán integrados por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por los titulares de:
El COTECIAD podrá recibir la asesoría de un especialista en archivística, historia o en la materia y objeto social del sujeto obligado. Funcione genérica del COTECIAD:
Funciones específicas en materia de valoración archivística:
Directorio del COTECIAD: https://paot.org.mx/conocenos/consejo_comites/comite_interno/directorio.php |
Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:
Los responsables de los archivos de trámite deberán contar con experiencia, habilidades, competencias y conocimientos archivísticos acordes con su responsabilidad. De no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de sus archivos. |
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Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones:
Las personas responsables de los archivos de concentración deben ser profesionales archivistas o en su caso con licenciatura en una carrera relacionada con la materia. |
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Consiste en la eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de manera permanente, de acuerdo con la Ley de Archivos de la Ciudad de México y las disposiciones jurídicas aplicables. |
Baja documental 2024 |
Baja documental 2018 |
Normatividad e Instrumentos Archivisticos
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Instrumentos Archivísticos:
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