El Área Coordinadora de Archivos promoverá que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado y el COTECIAD. La persona responsable del Área Coordinadora de Archivos propiciará la integración y formalización del COTECIAD, convocará a las reuniones de trabajo y fungirá como moderador en las mismas, por lo que será el encargado de llevar el registro y seguimiento de los acuerdos y compromisos establecidos, conservando las constancias respectivas.

La persona titular del Área Coordinadora de Archivos deberá tener al menos nivel de Dirección General o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado. Esta persona servidora pública será designada por el o la titular del sujeto obligado y deberá dedicarse específicamente a las funciones establecidas en la Ley General y en esta Ley, debiendo contar con conocimientos en la materia y de preferencia ser licenciado en archivística o en materia afín.

Funciones del Área Coordinadora de Archivos:

1. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias, así como la normativa que se derive de ellos;
2. Elaborar criterios y recomendaciones específicos en materia de organización y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera;
3. Elaborar, en coordinación y presentar con los responsables de los archivos de trámite, concentración y en su caso histórico, los modelos técnicos o en su caso manuales para la organización y desarrollo de procedimientos de sus correspondientes archivos y brindar asesoría técnica para su operación;
4. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien éste designe, el programa anual de desarrollo archivístico;
5. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen las áreas operativas;
6. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas;
7. Establecer, en coordinación con las instancias correspondientes, programas de capacitación en materia archivística, así como las estrategias para el desarrollo profesional del personal que se dedique al desempeño de las funciones archivísticas;
8. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso a los archivos y sus documentos, así como para su conservación;
9. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, de acuerdo con la normatividad correspondiente;
10. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones legales aplicables;
11. Vigilar el estricto cumplimiento de la presente ley, de acuerdo con sus competencias, así como integrar en sus programas anuales de trabajo las auditorías archivísticas;
12. Presidir el COTECIAD, y
13. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.

El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD), es un grupo interdisciplinario de personas servidoras públicas responsables de promover y garantizar la correcta gestión de los documentos y la administración de archivos con la finalidad de coadyuvar en la valoración y gestión documental.

El COTECIAD de la Procuraduría Ambiental y del Ordenamiento Territorial de la Ciudad de México, son grupos interdisciplinarios y estarán integrados por los titulares de los archivos de trámite, concentración e histórico y por los titulares de:

1. Coordinación de archivos;
2. Planeación y/o mejora continua;
3. Área Jurídica;
4. Tecnologías de la información;
5. Unidad de Transparencia;
6. Órgano Interno de Control;
7. Las áreas o unidades administrativas productoras de la documentación.
8. Representantes de las áreas de Informática, sistemas y recursos financieros, y por aquellas personas que, por su experiencia, conocimiento y función dentro del sujeto obligado, se consideren idóneas para promover y garantizar la correcta gestión de documentos y administración de los archivos.

El COTECIAD podrá recibir la asesoría de un especialista en archivística, historia o en la materia y objeto social del sujeto obligado.

Funcione genérica del COTECIAD:

1. Constituirse como el órgano técnico consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad aplicable en la materia de archivos de los sujetos obligados;
2. Realizar los programas de valoración documental del sujeto obligado;
3. Área Jurídica;
4. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concertación que favorezcan la implantación de las normas archivísticas para el mejoramiento integral de los archivos de los sujetos obligados;
5. Aprobar los instrumentos de control y de consulta archivísticos, establecidos en el artículo 16 de la presente Ley;
6. Emitir sus reglas de operación y;
7. Las demás que establezcan las disposiciones aplicables, así como las establecidas en el artículo 58 de esta Ley.

Funciones específicas en materia de valoración archivística:

1. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales.
2. Considerar, en la formulación de referencias técnicas para la determinación de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental de las series, la planeación estratégica y normatividad.
3. Indicar si lo establecido en las fichas técnicas de valoración documental está alineado a la operación funcional y a la misión y objetivos estratégicos del sujeto obligado y se respeta el marco normativo correspondiente.
4. Recomendar que se realicen procesos de automatización en apego a lo establecido para la gestión documental y administración de archivos.

Directorio del COTECIAD: https://paot.org.mx/conocenos/consejo_comites/comite_interno/directorio.php

Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:

1. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca y reciba;
2. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;
3. Resguardar los documentos y la información que haya sido clasificada de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;
4. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y sus disposiciones reglamentarias;
5. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el Área Coordinadora de Archivos;
6. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y
7. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

Los responsables de los archivos de trámite deberán contar con experiencia, habilidades, competencias y conocimientos archivísticos acordes con su responsabilidad. De no ser así, los titulares de las unidades administrativas tienen la obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de los responsables para el buen funcionamiento de sus archivos.

Archivo de Trámite Servidores públicos Responsables

Verónica Becerril Enríquez Líder Coordinador de Proyectos de Instrumentos de Gestión Oficina de la Procuradora	Deyanira N. Pérez Cruz Supervisor de Sistemas Administrativos Subprocuraduría Ambiental, de Protección y Bienestar a los Animales	Emilio Toledo Chongo Técnico Especializado Subprocuraduría de Ordenamiento Territorial
Amable S. Pérez Hernández Dictaminador Coordinación Administrativa	Diana Lugo Aguilar Líder Coordinador de Proyectos de Integración de Informes Subprocuraduría de Asuntos Jurídicos	Fabián Alonso Rivera León Asistente Operativo Coordinación Técnica y de Sistemas
Laura Susana Díaz Ortiz Dictaminador Coordinación de Participación Ciudadana y Difusión

Cada sujeto obligado debe contar con un archivo de concentración, que tendrá las siguientes funciones:

1. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los expedientes;
2. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas administrativas productoras de los documentos que resguarda, así como a cualquier persona interesada, de conformidad con las disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información;
3. Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia administrativa de acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición documental;
4. Colaborar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley General, en esta Ley y en sus disposiciones reglamentarias;
5. Participar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental;
6. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y los plazos de conservación, y que no posean valores históricos suficientes para su conservación permanente, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables;
7. Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos suficientes para ser transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados;
8. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;
9. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo de siete años a partir de la fecha de su elaboración;
10. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan cumplido su vigencia documental y posean los valores evidénciales, testimoniales e informativos que se determinen para su ingreso al archivo histórico que corresponda, y
11. Las que establezcan el Consejo Nacional, el Consejo Local y las disposiciones jurídicas aplicables.

Las personas responsables de los archivos de concentración deben ser profesionales archivistas o en su caso con licenciatura en una carrera relacionada con la materia.

Archivo de Trámite Servidores públicos Responsables

	Mtra. Noemí Gómez García Coordinadora de Archivos Tel. 555265-0780 Ext. 15221 Correo electrónico: mgomez@paot.org.mx

Consiste en la eliminación de aquellos documentos que hayan prescrito en su vigencia administrativa, en conformidad con los plazos de conservación establecidos en el catálogo de disposición documental y que no posean los valores secundarios o históricos considerados para ser conservados de manera permanente, de acuerdo con la Ley de Archivos de la Ciudad de México y las disposiciones jurídicas aplicables.

• Ley General de Archivos
• Ley de Archivos de la Ciudad de México
• Manual específico de operación del COTECIAD con registro MEO-068/COTECIAD-22-PAOT-110FF2E

• Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental (Vigencia a partir del 1° enero de 2024).
• Tabla de Determinantes de Oficina (Vigencia a partir del 1° enero de 2024)
• https://paot.org.mx/conocenos/consejo_comites/comite_interno/pdf/2024/4-REGISTRO_INSTRUMENTOS_2024.pdf